Jak zwołać zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością cz.1

Niedługo we wszystkich spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością rozpocznie się „sezon” na przeprowadzanie Zwyczajnych Zgromadzeń Wspólników. Poza tym obligatoryjnym Zgromadzeniem Wspólników – także i w innych przypadkach, np. kiedy trzeba zmienić umowę spółki lub wyrazić zgodę na określone działania spółki – zgromadzenie takie musi się odbyć. Zwołanie zgromadzenia wspólników spółki następuje w sposób oraz na zasadach określonych w przepisach Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.) lub w umowie spółki.

Zwołanie zgromadzenia wspólników – w formie tradycyjnej i elektronicznej

Zasadniczo zwołanie zgromadzenia wspólników spółki z o.o., zarówno zwyczajnego jak i nadzwyczajnego, odbywa się poprzez wysłanie do wspólnika spółki zaproszenia, w którym wskazuje się dzień, godzinę oraz miejsce zgromadzenia a także szczegółowy porządek obrad.

Zaproszenia wysyła się albo za pomocą listów poleconych – w tym przypadku wystarczy zwykły list polecony, bez konieczności potwierdzenia jego odbioru – albo za pomocą przesyłek kurierskich (pocztą kurierską). Zamiast listu wspólnikowi spółki może być wysłane zawiadomienie pocztą elektroniczną. Warunkiem koniecznym dla tej formy informowania wspólnika o zwołaniu zgromadzenia wspólników jest uprzednie wyrażenie pisemnej zgody na to wraz z podaniem adresu, na który zawiadomienie powinno być wysłane (art. 238 k.s.h.).

Zwołanie zgromadzenia wspólników – w odpowiednim terminie

Informacja o zwołaniu zgromadzenia wspólników powinna być wysłana do wspólników co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników (art. 238 § 1 k.s.h.).

Dwutygodniowy termin do wysłania zaproszeń/zawiadomień jest terminem minimalnym. Czternastym dniem od wysłania zaproszenia musi być dzień poprzedzający datę odbycia zgromadzenia wspólników. Użycie przez ustawodawcę słów: „… na dwa tygodnie przed…” przesądza, że zgromadzenie może się odbyć dopiero po upływie dwutygodniowego terminu. Minimalny w tym przepisie dwutygodniowy termin kończy swój bieg, nie w dniu na który zwołane zostało zgromadzenie wspólników, ale w dniu poprzedzającym. Nie jest nawet możliwe skrócenie tego terminu w umowie spółki, ponieważ norma art. 238 § 1 zd. 1 k.s.h. ma w tej części charakter bezwzględnie obowiązujący (wyrok SN z 8.2.2008r., I CSK 399/07).

Zaznaczyć należy, że zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego (art. 231 § 1 k.s.h.). Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników zwołuje się w przypadkach określonych w przepisach k.s.h. lub w umowie spółki, a także gdy organy lub osoby uprawnione do zwoływania zgromadzeń uznają to za wskazane (art. 232 k.s.h.).

Zwołanie zgromadzenia wspólników – przez właściwe organy

Co do zasady, zgodnie z art. 235 § 1 k.s.h., zgromadzenie wspólników zwołuje zarząd.  Zwołanie zgromadzenia wspólników, zarówno zwyczajnego jak i nadzwyczajnego, w przypadkach oraz terminach określonych w k.s.h. lub w umowie spółki jest obowiązkiem zarządu.

W przypadku zarządu jednoosobowego decyzja o zwołaniu zgromadzenia wspólników powinna być sporządzona na piśmie – z uwagi na jej istotne znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania spółki – i pozostawiona w dokumentacji spółki. Stanowić będzie odpowiednik uchwały zarządu wieloosobowego.

W przypadku zarządu wieloosobowego w przedmiocie zwołania zgromadzenia wspólników konieczne będzie podjęcie uchwały przez cały zarząd. Wynika to jednoznacznie z art. 235 § 1 k.s.h., skoro jest w nim mowa o kompetencji tego organu, a nie poszczególnych jego członkach, a zwołanie zgromadzenia, ze względu na rangę podejmowanych na nim przez wspólników uchwał, jest sprawą z zakresu prowadzenia spraw spółki przekraczającą zwykły zarząd (wyrok SN z 19.12.2013r., SN II CSK 176/13).

Zwołanie zgromadzenia wspólników – w prawidłowy sposób

Trzy sposoby zwoływania zgromadzenia wspólników, wskazane w art. 238 k.s.h., są formalnymi sposobami, od których ustawodawca nie przywiduje żadnych odstępstw, niemniej jednak nie oznacza to, że zgromadzenie wspólników nie może być zwołane w inny, nieformalny sposób. Trzeba mieć jednak na uwadze to, że zwołanie zgromadzenia wspólników w jeden ze wskazany w tym przepisie sposób nie naraża ich na ewentualny zarzut działania lub zaniechania sprzecznego z prawem lub postanowieniami umowy spółki a w konsekwencji chroni przed odpowiedzialnością za szkodę wyrządzoną spółce (art. 293 § 1 k.s.h.) – pod warunkiem, że przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyli należytej staranności jaka wynika z zawodowego charakteru ich działalności (art. 293 § 2 k.s.h.).

W kolejnym artykule przybliżymy inne organy i osoby, które w niektórych przypadkach są uprawnione do formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, a także rolę sądu rejestrowego w takich przypadkach.

 WW.