W dniu 13 lutego 2024 r. Minister Finansów wydał Interpretację Ogólną (sygn. DD8.8203.1.2021) w sprawie możliwości zaliczenia w danym miesiącu do kosztów kwalifikowanych ulgi badawczo – rozwojowej należności z tytułu wynagrodzeń pracowników i odprowadzanych składek ZUS w związku z usprawiedliwioną ich nieobecnością w pracy (urlop, zwolnienie lekarskie).
Obraz autorstwa rawpixel.com na Freepik
Jakie przepisy podatkowe były przedmiotem wydanej Interpretacji Ogólnej ?
Wydana Interpretacja Ogólna dotyczyła przepisów art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Jej zakres:
„(…) obejmuje kwestię możliwości kwalifikowania do kosztów ulgi badawczo-rozwojowej obowiązkowo ponoszonych przez pracodawcę kosztów związanych z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika, w takiej części, w jakiej dany pracownik wykonywał działalność badawczo-rozwojową w ramach swoich obowiązków służbowych. Przy czym, pracownik może przeznaczyć na realizację działalności badawczo-rozwojowej całość swojego czasu pracy lub też jego część” [1].
Rozbieżne stanowiska
Wcześniejszy pogląd organu interpretacyjnego w niniejszej sprawie był niekorzystny dla podatników. W wydawanych interpretacjach indywidualnych organ skarbowy nie zezwalał przedsiębiorcy na odliczenie w ramach ulgi B+R wynagrodzenia za usprawiedliwionej obecności pracownika w pracy. Jego zdaniem:
„(…) ww. składniki wynagrodzenia stanowią należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 uCIT, to z uwagi na fakt, że otrzymujący te wynagrodzenia pracownicy przebywając na urlopie lub zwolnieniu lekarskim, nie wykonywali/nie realizowali/nie realizują na rzecz Spółki w tym okresie prac badawczo-rozwojowych, nie mogą zostać uznane za koszt kwalifikowany możliwy do odliczenia w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową (…)” – tak przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 27 lipca 2022 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.296.2022.2.IM).
Potwierdza to również interpretacja podatkowa wydana w dniu 23 listopada 2023 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.455.2023.2.JMS) oraz z dnia 16 lutego 2024 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.641.2023.3.PP).
Z kolei sądy administracyjne stały po stronie podatnika. NSA w uzasadnieniu wyroku z dnia 29 września 2023 r. (sygn. akt II FSK 272/21) podkreślił, że:
„(…) w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego, w którym jednolicie przyjmuje się, że wykładnia art. 18d ust. 2 pkt 1 u.p.d.o.p. prowadzi do wniosku, że należności wypłacane pracownikom z tytułu świadczeń urlopowych i chorobowych co do zasady należy zaliczyć do kosztów kwalifikowanych (pierwsza część omawianego przepisu)”.
Co na to Minister Finansów?
Minister Finansów w Interpretacji Ogólnej powołał się na dotychczasowe wyroki sądów administracyjnych [2] i potwierdził, że:
„(…) zarówno czas urlopu jak i czas zwolnienia chorobowego, za które przysługuje wynagrodzenie chorobowe, nie są bezpośrednim czasem wykonywania pracy, ale są czasem zatrudnienia pracownika, za który to czas przysługują pracownikowi należności wynikające z zatrudnienia, a na pracodawcy ciążą obowiązki związane, czy to z wypłatą wynagrodzenia, czy z odprowadzaniem składek z tytułu zatrudnienia. W świetle powyższego nie ma zatem podstaw prawnych do wyłączenia z katalogu kosztów kwalifikowanych ulgi badawczo-rozwojowej należności poniesionych przez pracodawcę, stanowiących, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, przychód pracownika realizującego działalność badawczo-rozwojową, a uzyskanych, gdy nie świadczy on pracy z powodu usprawiedliwionej nieobecności”.
Minister przypomniał, że:
„(…) koszt związany z zatrudnieniem pracownika, może zostać zaliczony do kosztów kwalifikowanych ulgi na działalność badawczo-rozwojową jedynie w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu. (…) Podatnik ma obowiązek posiadać dokumentację uzasadniającą zaangażowanie poszczególnych pracowników w realizację działalności badawczo-rozwojowej”.
Sprawdź: Rozliczenie ulgi B+R za rok 2025 – najważniejsze informacje (4)
Zobacz nasz e- book: Ulga badawczo-rozwojowa – koszty kwalifikowane – interpretacje podatkowe
Obecna linia interpretacyjna organu skarbowego
Zgodnie z aktualną linią interpretacyjną organu skarbowego podatnik może zaliczyć do kosztów kwalifikowanych w uldze B+R wynagrodzenia i należne od nich składki ZUS za okres usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Jest ono wyliczane proporcjonalne do czasu przeznaczanego na wykonywanie prac badawczo- rozwojowych.
Przykłady:
1.zInterpretacja podatkowa z dnia 30 stycznia 2026 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.892.2025.1.KKA).
„Dodatkowo, do kosztów kwalifikowanych Wnioskodawca zamierza zaliczyć koszty wypłacanych pracownikom należności z tytułu: ekwiwalentów za niewykorzystany urlop, wynagrodzenia za czas choroby, urlopu, lub innej usprawiedliwionej nieobecności zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym w interpretacji ogólnej z 13 lutego 2024 r. znak DD8.8203.1.2021, które w opinii Wnioskodawcy będzie miało zastosowanie do opisanego w niniejszym wniosku stanu faktycznego”.
Organ skarbowy akceptuje stanowisko Wnioskodawcy.
2. Interpretacja indywidualna z dnia 2 czerwca 2025 (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.245.2025.2.AN)
Podatnik uważa, że:
„(…) wynagrodzenie ze stosunku pracy wypłacane za okres usprawiedliwionej nieobecności pracownika, powinno być zakwalifikowane do kosztów kwalifikowanych ulgi B+R, na analogicznych zasadach jak wynagrodzenie za czas pracy, w części w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy tego pracownika w danym miesiącu”
Dyrektor KIS zgadza się z jego stanowiskiem.
3. Interpretacja podatkowa wydana w dniu 11 sierpnia 2025 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.361.2025.2.ZK)
”W zakresie kosztów wynagrodzeń za czas nieobecności pracowników, zastosowanie znajduje tu oczywiście interpretacja ogólna Ministra Finansów z 13 lutego 2024 r. Nr DD8.8203.1.2021”- twierdzi podatnik.
Organ interpretacyjny uważa, że:
„(…) wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki i nagrody zostały wymienione wprost w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, jako przychody ze stosunku pracy, a zatem mieszczą się w katalogu kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 updop”.
Podsumujmy
W oparciu o niniejszą Interpretację Ogólną Ministra Finansów z dnia 13 lutego 2024 r. podatnicy mogą w uldze B+R „bezpiecznie” rozliczać koszty kwalifikowane wynagrodzeń pracowników za czas ich usprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Mogą również skorygować wcześniejsze nieprzedawnione jeszcze roczne rozliczenia podatkowe . Zezwala na to art. 81 § 1 i § 2 ustawy – Ordynacja podatkowa.
Podstawa prawna :
Art. 12 ust. 1 , art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Objaśnienie:
[1] Interpretacja Ogólna Ministra Finansów z dnia 13 lutego 2024 r. ( sygn. DD8.8203.1.2021) w sprawie możliwości zaliczenia do kosztów kwalifikowanych ulgi B+R poniesionych przez podatnika w danym miesiącu należności z tytułów z art. 12 ust. 1 ustawy PIT oraz sfinansowanych przez płatnika składek z tytułu tych należności określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika – dostęp w dniu 15 marca 2026 roku.
[2] W Interpretacji Ogólnej z dnia 13 lutego 2024 r. Minister Finansów powołał się m.in. na wyroki NSA: z dnia 14 grudnia 2022 r. (sygn. II FSK 1204/20, z dnia 11 października 2022 r. (sygn. II FSK 364/20) w których zostały oddalone skargi kasacyjne .
Stan prawny na dzień 13 kwietnia 2026 roku
Małgorzata Gach, Wanda Książek
