Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Podrożą służbową jest zatem wykonywanie przez pracownika – na polecenie pracodawcy – określonego zadania służbowego poza miejscowością siedziby pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Podróżą służbową nie jest wykonywanie pracy, polegającej na stałym przemieszczaniu się po określonym obszarze (np. przedstawiciel handlowy dla danego województwa); pracownik realizuje bowiem jedynie zobowiązanie przyjęte poprzez nawiązanie stosunku pracy. Należności przewidziane kodeksem pracy mają bowiem służyć kompensowaniu wydatków ponoszonych przez pracownika w odbywanej doraźnie podróży służbowej, a nie wykonującego pracę polegającą na stałym pokonywaniu przestrzeni (post. SN z 13.05.2008 r., II PZP 8/08). Rzeczone należności to przede wszystkim: dieta, zwrot kosztów przejazdu oraz kosztów noclegu. Z uwagi na mnogość regulacji w zakresie rozliczania kosztów podróży służbowych, przedstawione zostaną zasady najpowszechniej stosowane, oparte na wskazanych dalej rozporządzeniach ministra właściwego do spraw pracy.
W stosunku do pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami, określają dwa rozporządzenia ministra właściwego do spraw pracy z 19.12.2002 r. W przypadku pracownika zatrudnionego poza państwową (samorządową) jednostką sfery budżetowej, warunki wypłacania należności z tytułu podróży określa się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Jeżeli układ, regulamin lub umowa nie zawierają postanowień w zakresie warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie jej kosztów odpowiednio do postanowień wskazanych rozporządzeń. Zwraca uwagę, że postanowienia układu, regulaminu lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej, niż dieta z tytułu podróży na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej (samorządowej) jednostce sfery budżetowej.
Podróż służbowa krajowa. Dla ustalenia kwoty należnej pracownikowi na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, niezbędne jest określenie miejscowości jej rozpoczęcia i zakończenia. Za miejscowość tę może być uznana miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika, a podjęcie decyzji w tym zakresie leży w gestii pracodawcy. Tytułem podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują dieta oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, wreszcie innych udokumentowanych wydatków potrzeb. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży, przy czym jej wysokość jest determinowana czasem trwania podróży. Dieta nie przysługuje m.in. za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz wówczas, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja); jeżeli zakres wyżywienia nie jest kompletny, pracownikowi dieta przysługuje. W zakresie zwrotu kosztów przejazdu, decydujące znaczenie ma określenie przez pracodawcę środka transportu. Zasadą jest, że zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na jej podstawę. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na użycie dla celów podróży środka transportu niebędącego własnością pracodawcy (np. prywatnego samochodu pracownika). Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, nie wyższej od określonej rozporządzeniem do ustawy o transporcie drogowym. Dodatkowo, o ile pracownik nie ponosi w miejscu delegowania kosztów przejazdu albo podróż odbywa np. prywatnym środkiem transportu, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży, przysługuje mu ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Zwrot kosztów dojazdów komunikacją w miejscu delegowania może zostać jednak dokonany w pełnej wysokości, o ile zostaną one udokumentowane, a pracodawca wyrazi na to zgodę. Z tytułu noclegu w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości określonej rachunkiem. Jeżeli pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu i pracownik nie przedłożył rachunku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, wówczas przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, o ile nocleg trwał co najmniej 6 godzin w godzinach pomiędzy 21 i 7. Zwraca uwagę, że zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługują za czas przejazdu oraz gdy pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości swojego pobytu. Dodatkowo, pracownikowi może przysługiwać zwrot kosztów innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę, np. kosztów reprezentacyjnych. Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Rozliczenia kosztów pracownik powinien dokonać w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Przedstawiając rozliczenie pracownik powinien załączyć dokumenty potwierdzające każdy z wydatków (z wyjątkiem diet i ryczałtów), chyba że uzyskanie dokumentu nie było możliwe. Wówczas pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Podróż służbowa zagraniczna. Tożsame (jak w przypadku podróży krajowej) należności przysługują pracownikowi w przypadku podróży służbowej poza granicami kraju. Są one jednak ustalane w inny sposób i w innej wysokości. Odmienności dotyczą m.in. diety (przeznaczona jest także na inne, niż wyżywienie, wydatki; jest płatna także w razie pobytu pracownika w szpitalu), czy czasu pobytu pracownika w podróży służbowej (w zależności od środka lokomocji – lądowego, morskiego lub powietrznego). W razie choroby podczas podróży, pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą z tym zastrzeżeniem, że nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne oraz koszty m.in.: zabiegów chirurgii plastycznej, kosmetycznych czy zakupu okularów. W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju. Sposób rozliczania kosztów służbowej podróży zagranicznej nie odbiega od sposobu przewidzianego dla podróży krajowej z tym, że pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej, chyba że wyrazi zgodę na jej wypłatę w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość zaliczki w walucie obcej.
Autor: Bartłomiej Dobosiewicz, aplikant adwokacki
Gregorowicz-Ziemba Krakowiak Gąsiorowski Kancelaria Prawna
