Obligatoryjne elementy pism kierowanych przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością

Obowiązek prawidłowego oznaczania pism i zamówień handlowych składanych przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością wyznacza przede wszystkim art. 206 Kodeksu spółek handlowych. Obowiązek ten rozciąga się zarówno na pisma w formie papierowej, jak i elektronicznej. Wszelkie pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, a także informacje na stronach internetowych spółki powinny zawierać:

1.firmę spółki, jej siedzibę i adres,
2.oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru,
3.numer identyfikacji podatkowej (NIP)
4.wysokość kapitału zakładowego.

Uchybienie wskazanym powyżej obowiązkom informacyjnym jest sankcjonowane. Stosownie do art. 595 k.s.h., w wypadku nieumieszczenia wskazanych wyżej danych w pismach i na stronach internetowych, członkowie zarządu, którzy dopuścili do powstania takiej sytuacji mogą podlegać grzywnie do 5.000 złotych.
Zbliżoną regulację do powyższej zawieraj ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej ustawa o KRS) w treści art. 34, który nakłada na podmioty wpisane do KRS obowiązek umieszczania w oświadczeniach pisemnych, skierowanych, w zakresie swojej działalności, do oznaczonych osób i organów, następujących danych:

1.firmę lub nazwę,
2.oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności,
3.siedzibę i adres,
4.numer identyfikacji podatkowej (NIP),
5.oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer KRS.

Art. 34 ust. 5 określa z kolei, iż powyższy obowiązek umieszczania informacji nie dotyczy oświadczeń woli skierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych. Natomiast, na podstawie art. 34 ust. 4 w związku z ust. 3, niewykonanie obowiązku ich umieszczenia może spowodować nałożenie na osoby za to odpowiedzialne grzywny w wysokości do 5.000 złotych.

Wskazane uregulowania k.s.h. i ustawy o KRS są zasadniczo zbieżne. Różnice jakie można wskazać są takie, iż ustawa o KRS nie nakłada obowiązku umieszczania wskazanych danych na stronach internetowych spółki oraz nie wymaga informowania o wysokości kapitału zakładowego. Ponadto ustawa o KRS dopuszcza odstąpienie od obowiązku informowania w oświadczeniach woli kierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach.

Autor: Maciej Turos, aplikant radcowski
Gregorowicz-Ziemba Krakowiak Gąsiorowski Kancelaria Prawna