Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Jeżeli wykorzystanie urlopu „w naturze” w całości lub w części stało się nierealne, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny, którego wypłacenie jest możliwe tylko w ściśle określonych w Kodeksie pracy przypadkach, tj. rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Sprzeczne z tym uzgodnienia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą są nieważne z mocy prawa.
Szczegółowe zasady ustalania i wypłacania ekwiwalentu pieniężnego uregulowano w Rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. (Dz. U. 1997 r., Nr 2, poz. 14) w paragrafach 15 do 19. W oparciu o te przepisy wyróżniamy trzy zasady ustalania podstawy ekwiwalentowej.
Pierwszy sposób dotyczy pracownika, który otrzymuje wynagrodzenie w stawce miesięcznej w stałej wysokości. Wówczas, przy ustalaniu podstawy ekwiwalentowej bierze się pod uwagę składniki wynagrodzenia w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego urlopu (§ 15 rozporządzenia).
Natomiast, zgodnie z drugą zasadą ustalania podstawy ekwiwalentowej, jeśli pracownikowi przysługiwały składniki wynagrodzenia w zmiennej wysokości i za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, to ustalając wysokość ekwiwalentu za urlop, uwzględnia się je w przeciętnej wysokości z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeśli pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy, wynagrodzenie rzeczywiście wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, które pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy (§ 16 rozporządzenia).
Trzecia zasada ustalania podstawy ekwiwalentowej ma zastosowanie w sytuacji, w której pracownicy otrzymują np. premie kwartalne (półroczne), deputaty, prowizje lub inne składniki wynagrodzenia przysługujące im za okresy dłuższe niż 1 miesiąc. Przy ustalaniu ekwiwalentu uwzględnia się te składniki, które zostały wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu; składniki te uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu (§ 17 rozporządzenia).
Tak więc, sposób obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za zaległy urlop wypoczynkowy zależny jest od składników wynagrodzenia – tego czy są stałe czy zmienne i przez jaki okres przysługiwały pracownikowi.
Do obliczenia ekwiwalentu pracodawca ustala współczynnik za 1 dzień urlopu odrębnie w każdym roku kalendarzowym. Od liczby dni w danym roku odejmuje się łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikający z rozkładu czasu w pięciodniowym tygodniu pracy. Otrzymany wynik dzieli się przez 12 (§ 19 rozporządzenia).
By obliczyć ekwiwalent za 1 dzień urlopu, dzieli się przez opisany współczynnik sumę uzyskanych przez pracownika stałych i zmiennych składników wynagrodzenia w wymiarze miesięcznym, obliczonych według wyżej wymienionych reguł. Uzyskany w ten sposób wynik- ekwiwalent za jeden dzień urlopu – dzieli się przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika otrzymując ekwiwalent za jedną godzinę urlopu wypoczynkowego. Następnie tak uzyskany wynik mnoży się przez liczne godzin niewykorzystanego urlopu (§ 18 rozporządzenia).
Autor: Przemysław Adamus, prawnik w Kancelarii „Rachelski i Wspólnicy Kancelaria Prawnicza” Spółka Komandytowa
