Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – kiedy jest wymagana?

Dane osobowe to najbardziej podstawowe, istotne dane, za pośrednictwem których możliwe jest zidentyfikowanie osoby fizycznej. W Polsce nad odpowiednią ochroną tych danych czuwa Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.  Przetwarzanie jednak danych osobowych wymaga zgody podmiotu, którego dane te dotyczą. W obrocie prawnym, najczęściej na skutek wchodzenia w różne stosunki prawne ludzie spotykają się z koniecznością udzielenia takiej właśnie zgody. Pytanie – czy i kiedy zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest wymagana?

Pięć sytuacji, w których dopuszczalne jest przetwarzanie danych osobowych

Art. 23 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2016, poz. 922 z późn. zm.), wskazuje wprost, kiedy przetwarzanie danych osobowych jest możliwe. Mianowicie są to następujące sytuacje:

• Osoba, której dane dotyczą, udzieliła na to zgody;

• Gdy jest to konieczne dla spełnienia tego, co wynika z przepisów prawa;

• Gdy jest to konieczne dla zawarcia umowy, zrealizowania tego, co z umowy wynika, jeśli stroną tej umowy jest podmiot, którego dane będą przetwarzane;

• Gdy jest to niezbędne dla zrealizowania prawnie usprawiedliwionych celów przez właściwych administratorów danych osobowych, z zaznaczeniem, że nie narusza to interesów osób, których dane są poddawane przetwarzaniu;

• Gdy jest to niezbędne dla zrealizowania zadań o charakterze publicznym.

Z powyższego można wyprowadzić wnioski również na ten temat, kiedy zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest potrzebna. Mianowicie wtedy, gdy działanie w związku z którym dane mają być przetwarzane nie może być zaliczone do żadnego z wyżej wymienionych pkt 2-5.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych a zawarcie umowy – „problematyczna zgoda”…..

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych dla wielu konsumentów w Polsce jest „zgodą, która musi być udzielona firmie przy zawieraniu umowy”. To jednak skojarzenie jest obarczone błędem. Dlaczego? Mianowicie sam fakt zawarcia umowy sprawia, że dla potrzeb jej wykonywania przetwarzanie danych jest automatycznie dopuszczalne, co wynika wprost z art. 23 Ustawy o Ochronie Danych Osobowych.

Zatem, dla przykładu Sprzedawca nie musi od Klienta takiej specjalnej zgody uzyskiwać. Wystarczy, że z Klientem zawarł umowę. Przedsiębiorcy jednak, jak pokazuje praktyka życia gospodarczego, o taką zgodę proszą. Robią to głównie dla własnego interesu, by zachować do Klienta kontakt na przyszłość niejako „poza tym, co wynika z umowy”, „czy po zakończeniu realizowania jej postanowień”.

Nierzadko Przedsiębiorcy od Klientów oczekują również tzw. zgody rozbudowanej na przetwarzanie danych, tj. obejmujących również prawo do tego, aby dane zostały udostępnione, czy przekazane również innemu podmiotowi.

Udzielenie i wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych – krok po kroku

Samo udzielenie zgody na przetwarzanie danych osobowych, aby było oświadczeniem skutecznym, musi spełniać kilka przesłanek, a więc:

• Musi to być oświadczenie konkretne, zrozumiałe, jednoznaczne w swoim przekazie, nie jest udzieleniem zgody na przetwarzanie danych osobowych oświadczenie niejasne, czy budzące wątpliwości, co do jego postulatów;

• Wyraźnie podmiot udzielający zgody musi w oświadczeniu wskazać, komu udziela zgody na przetwarzanie jego danych i dla jakich celów;

• Oświadczenie – zgoda na przetwarzanie danych osobowych musi być przez daną osobę złożone dobrowolnie.

Analogicznie można złożyć również wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych. Tu kluczowe jest wskazanie kto, komu, dlaczego, od kiedy wycofuje uprzednio udzieloną zgodę na przetwarzanie danych osobowych.

Trwanie umowy a wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych

Znane są przypadki, kiedy to w trakcie trwania umowy jedna ze stron składa oświadczenie o „wycofaniu zgody na przetwarzanie danych osobowych”. Pytanie, co wtedy? Z logicznego punktu widzenia, możliwość wycofania ww. zgody w takich warunkach wydaje się niemożliwa.

Trudno sobie wyobrazić, że w sytuacji, gdy Ubezpieczyciela i Ubezpieczonego łączy umowa – nagle Ubezpieczony wycofuje zgodę na przetwarzanie danych osobowych, a Ubezpieczony musi ją zrealizować. Byłoby to niedorzeczne. Zatem, przyjmuje się, że przetwarzanie danych strony umowy w trakcie jej trwania jest automatycznie możliwe.

Fakt, że druga strona to kwestionuje pozostaje bez znaczenia, skoro umowę zawarła i jest realizowana. Dopiero po zakończeniu umowy, np. spłacie i zamknięciu kredytu, wypłacie świadczenia i zamknięciu polisy ubezpieczeniowej itd., kiedy umowa przestaje wiązać, zrealizowanie takiego oczekiwania jest możliwe.

Sądy na straży interesów Konsumentów zmuszanych do „udzielania zgody na przetwarzanie danych osobowych”

Zachowania podmiotów gospodarczych, oczekujących od Klientów na przetwarzanie ich danych, w trakcie trwania umowy i po jej zakończeniu, które to warunkują tym faktem spisanie umowy z Klientem, są przedmiotem wielu wyroków i orzeczeń sądów polskich. Te jednoznacznie stają po stronie Konsumentów.

Wskazuje się w szczególności, że niedopuszczalne jest, aby Przedsiębiorca uzależniał zawarcie umowy z Klientem od tego, czy udzieli na przyszłość zgody na przetwarzanie jego danych.

Istotny w tym względzie wyrok wydał m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w dniu 19 listopada 2001 r. (sygn.. akt II SA 2748/00), gdzie podniósł, że powyższych kwestii nie można uzależniać od siebie, czy łączyć. Klient bowiem, gdy chce zawrzeć umowę znaczy, że płacąc chce skorzystać z oferowanego mu produktu, czy usługi. Zatem, nie spisuje takiej umowy dla rozpowszechniania, czy wyzbycia się swoich danych, prawa do ich przetwarzania.

Uznać zatem należy, że do przetwarzania danych osobowych, poza przypadkami szczególnymi, generalnie potrzebna jest zgoda osoby, której dane dotyczą. Możność przetwarzania danych osobowych strony umowy w związku z jej zawarciem, wykonywaniem jest naturalna. Tu szczególna zgoda nie jest wymagana.

Przedsiębiorca zaś, który uzależnia zawarcie umowy z Klientem, od zgody na przetwarzanie jego danych także w przyszłości, po zakończeniu jej trwania, dopuszcza się działań nieakceptowalnych w świetle orzeczeń sądowych. Osoby, których dane zostały narażone, mogą występować o ochronę, wszczęcie postępowania w tej sprawie bezpośrednio do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Joanna Jaskiernia – współpracownik Portalu