Podstawą prawną działania wszystkich firm windykacyjnych w Polsce jest zasada swobody działalności gospodarczej wynikająca z Konstytucji oraz ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej. Ustawa ta określa, iż podejmowanie, wykonywanie i zakończenie działalności gospodarczej jest dozwolone każdemu na równych prawach, w ramach określonych obowiązującymi przepisami. Przedsiębiorcy zawodowo zajmujący się windykacją wierzytelności również zobowiązani są do poszanowania obowiązujących przepisów i zasad równości i konkurencyjności.
Z brzmienia Art. 354. § 1. Kodeksu Cywilnego „ Dłużnik powinien wykonać zobowiązanie zgodnie z jego treścią i w sposób odpowiadający jego celowi społeczno-gospodarczemu oraz zasadom współżycia społecznego, a jeżeli istnieją w tym zakresie ustalone zwyczaje – także w sposób odpowiadający tym zwyczajom.” wynika, że wierzyciel ma prawo użyć wszelkich zgodnych z prawem środków, w celu odzyskania należności.
Firmy windykacyjne częstokroć specjalizują się w odzyskiwaniu długów od osób fizycznych (np. zaległości wobec operatorów telefonii, dostawców Internetu, firm ubezpieczeniowych) bądź koncentrują swą działalność na segmencie business to bussines (wierzytelności wynikające stricte z profesjonalnego obrotu gospodarczego).
Przytoczone powyżej akty prawne określają tylko szerokie ramy, na których opiera się działalność firm windykacyjnych. Bardziej szczegółowe zaś zasady związane są z umownymi podstawami działania windykatorów. Firmy windykacyjne działają bowiem bądź w charakterze wierzyciela (występując w imieniu własnym i na własny rachunek) bądź na zlecenie wierzyciela i w jego imieniu.
W przypadku działania na zlecenie Klienta Windykator prowadzi czynności mające na celu odzyskanie nieuregulowanych należności na rzecz swoich klientów. W tej sytuacji Upoważniony (firma windykacyjna) dysponuje niezbędnym upoważnieniem Klienta do działania w jego imieniu w celu odzyskania wierzytelności oraz wszelkich praw z nich wynikających. Zazwyczaj zobowiązuje się co najmniej do dokonywania czynności w ramach postępowania przedsądowego (polubownego) w postaci wysyłki pism wzywających do zapłaty, kontaktu telefonicznego lub wizyt bezpośrednich wykonywanych przez uprawnionych pracowników.
Działając zaś na własny rachunek firma windykacyjna czyni to w oparciu o umowę, na podstawie której nabyła od klienta wierzytelność (kupno wierzytelności bądź inna umowa zawierająca istotny element w postaci cesji wierzytelności legitymujący ją jako nowego wierzyciela wobec osób trzecich i dłużnika). Na mocy przelewu (na podstawie art. 509 i następnych kodeksu cywilnego) nabywca (w obu przypadkach) nabywa wierzytelność, a następnie, działając jako wierzyciel, dochodzi jej zapłaty.
Kolejnym aktem prawnym, do którego przestrzegania firma windykacyjna jest zobowiązana to ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Działając jako administrator danych osobowych swoich dłużników (np. imienia i nazwiska, adresu, numeru telefonu, adresu mailowego itp.) powinna informować dłużników, wobec których prowadzone są działania windykacyjne o podstawie prawnej i celu przetwarzania danych. Zasadniczo czyni się to w pismach wzywających do zapłaty. Informuje się jednocześnie, że dłużnikowi przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz możliwość ich poprawiania.
Często w praktyce dłużnicy są konsumentami, dlatego ważne jest to, żeby dokonywane w toku windykacji działania nie naruszały przysługujących konsumentom uprawnień. Wynikają one przede wszystkim z dwóch aktów prawnych: ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów oraz ustawy z dnia 23 sierpnia 2007 r. o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym. Na straży przestrzegania powyższych regulacji stoi Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.
Wachlarz możliwych działań windykatora jest określony w umowie i obejmuje dość szeroki zakres: od prób negocjacji terminu i sposobu zapłaty po postępowanie sądowe i egzekucyjne. Pod względem prawnym możliwości działania firm windykacyjnych pokrywają się z uprawnieniami każdego wierzyciela. Zarówno na etapie windykacji polubownej, jak i podczas postępowania sądowego uprawnienia windykatora nie mogą wykroczyć poza zakres uprawnień wierzyciela.
