Technologie informatyczne w służbie administracjiunkcjonowanie współczesnej administracji nie jest możliwe bez wsparcia technologii informatycznych. Od kilkunastu lat polskie urzędy w ramach tzw. e-administracji wykorzystują nowe technologie w celu poprawy jakości usług publicznych i zbudowania społeczeństwa informacyjnego. Obecnie powszechnie dostępnych jest kilka portali, ułatwiających dostęp do zawartych w nich danych.
Księgi Wieczyste
Elektroniczne Księgi Wieczyste (https://ekw.ms.gov.pl/eukw/menu.do) to portal stworzony na polecenie Ministerstwa Sprawiedliwości. Publiczny system dostępowy uruchomiono 16 czerwca 2010 roku na stronach Ministerstwa Sprawiedliwości. Baza ta pozwala na przeglądanie ksiąg wieczystych oraz składanie wniosków o wydanie odpisów i wyciągów z ksiąg. Należy zaznaczyć, że bezpłatne jest jedynie przeglądanie treści ksiąg wieczystych, do czego wymagane jest jedynie posiadanie numeru interesującej nas księgi wieczystej. Warto pamiętać, że wydruki wykonane z bezpłatnej bazy nie posiadają waloru dokumentu. Jeśli chcemy uzyskać odpis lub wyciąg mający taki charakter, np. w celach dowodowych w postępowaniu sądowym, możemy również je uzyskać na tym portalu, jednak usługa ta jest płatna. Wnioskowany dokument, którego dotyczył wniosek może zostać udostępniony elektronicznie do samodzielnego wydruku lub przesłany nam listownie. Portal pozwala również na weryfikowanie posiadanych wydruków.
Krajowy Rejestr Sądowy
Portal E-MS (https://ems.ms.gov.pl/) obejmuje trzy bazy. Pierwszą z nich jest Krajowy Rejestr Sądowy, w którego ramach od 28 czerwca 2012 roku działa wyszukiwarka podmiotów zarejestrowanych w KRS dzięki której można bezpłatnie pobrać elektroniczny dokument Centralnej Informacji KRS odpowiadający aktualnemu odpisowi z rejestrów przedsiębiorców i stowarzyszeń. Dzięki nowej usłudze nie jest już konieczne odwiedzanie sądu rejestrowego ani uiszczanie osobnych opłat za wydanie odpisu aktualnego z Krajowego Rejestru Sądowego, gdyż pobrane samodzielnie wydruki komputerowe aktualnych informacji o podmiotach wpisanych do Rejestru mają moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez Centralną Informację pod warunkiem, że posiadają cechy umożliwiające ich weryfikację z danymi zawartymi w Rejestrze. W związku z nowelizacjami Kodeksu spółek handlowych na portalu możliwe jest również zarejestrowanie spółki jawnej, komandytowej oraz z ograniczoną odpowiedzialnością dzięki wykorzystaniu wzorców umowy.
Monitor Sądowy i Gospodarczy oraz Krajowy Rejestr Karny
Pozostałe elementy portalu E-MS to Monitor Sądowy i Gospodarczy oraz Krajowy Rejestr Karny. Baza MSiG pozwala na bezpłatny dostęp do numerów Monitora. Baza KRK składanie wniosków, a dostęp do niej wymaga posiadania profilu zaufanego na platformie ePUAP lub podpisu elektronicznego.
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
Internetowy dostęp do CEiDG (https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/) możliwy jest od 1 lipca 2011 roku. Umożliwia bezpłatny dostęp do informacji o przedsiębiorcach i innych podmiotach w zakresie wskazanym w ustawie. Wpisy do ewidencji są dokonywane zdalnie poprzez system teleinformatyczny prowadzony przez Ministra Gospodarki lub tradycyjnie za pośrednictwem urzędu gminy wybranego przez wnioskującego o wpis przedsiębiorcę. Wszelkie czynności związane z wpisem do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności są bezpłatne. Portal pozwala również na bezpłatne pobieranie wydruków z CEiDG, które tak samo jak wydruki z KRS mają walor dokumentu.
Portal ePUAP
ePUAP (http://epuap.gov.pl/), czyli Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej jest podstawowym narzędziem usług e-administracji w naszym kraju. Ważne jest to, że korzystanie z usług platformy możliwe jest po założeniu tzw. profilu zaufanego. Po złożeniu odpowiedniego wniosku drogą elektroniczną, można go uzyskać dwutorowo – poprzez wizytę w jednym z ponad 1200 punktów potwierdzających zlokalizowanych najczęściej w urzędach gmin i urzędach skarbowych lub zatwierdzenie go dzięki bezpiecznemu podpisowi elektronicznemu weryfikowanemu certyfikatem kwalifikowanym. Po uzyskaniu profilu mamy dostęp do wszystkich funkcjonalności portalu, dzięki niemu możemy np. złożyć wniosek o dowód osobisty, wydanie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego, wydanie odpisu aktu stanu cywilnego czy dopisanie do spisu wyborców. Warto dodać, że profil zaufany ePUAP jest powszechnie akceptowany w wielu portalach rządowych, takich jak baza KRK, baza PESEL, PUE ZUS czy portal obywatel.gov.pl wymagających go do korzystania ze swoich usług.
Platforma Usług Elektronicznych ZUS
PUE ZUS (https://pue.zus.pl/), czyli Platforma Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych to nowoczesna i przystępna forma kontaktu z urzędnikiem. Dostęp do portalu zapewni nam profil zaufany ePUAP lub podpis elektroniczny. Swego rodzaju novum jest możliwość skorzystania z zautomatyzowanego Wirtualnego Doradcy. Pozwala on, odpowiadając na zadawane mu pytania w czasie rzeczywistym na szybszą orientację na portalu oraz rozwiązanie najprostszych problemów. Możliwe jest również połączenie z Centrum Obsługi Telefonicznej za pomocą programu Skype oraz połączenie się z pracownikiem ZUS za pomocą czatu. Na portalu można sprawdzić dane zapisane na naszym koncie w ZUS, sprawdzać stan spraw nas dotyczących, wyliczyć prognozowaną wysokość emerytury. Dodatkowo dla płatników składek został udostępniony program ePłatnik, za pomocą którego mogą oni rozliczać składki i zgłaszać osoby do ubezpieczenia.
Portal eWUŚ
eWUŚ (http://ewus.csioz.gov.pl/), czyli Elektroniczna Weryfikacja Uprawnień Świadczeniobiorców to system pozwalający na potwierdzanie praw do świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych przez pacjentów. Dane w systemie są aktualizowane codziennie, a do weryfikacji uprawnień wystarczy jedynie numer PESEL pacjenta. Co ważne, system nie przewiduje możliwości korzystania z jego usług przez świadczeniobiorców i jest on udostępniany przez NFZ dla świadczeniodawców posiadających jego upoważnienie. Możliwość weryfikacji swoich praw do korzystania z publicznej służby zdrowia nadal wymaga uzyskania informacji w Oddziale Wojewódzkim NFZ lub upoważnionego świadczeniodawcy.
Baza PESEL
PESEL, czyli Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności to system umożliwiający ewidencjonowanie osób fizycznych. Na początku lat 90. dwudziestego wieku system PESEL został przeniesiony w świat technologii komputerowej. Głównym celem tego systemu jest usprawnienie obsługi obywatela poprzez umożliwienie dostępu do bazy informacji rejestru PESEL. Dziś, Centrum Personalizacji Dokumentów MSW pozwala na dostęp do danych własnych zawartych w tym rejestrze. Możliwość uzyskania danych osób trzecich obwarowana jest posiadaniem interesu prawnego (wyjątkowo tylko interesu faktycznego – pod warunkiem uzyskania zgody osób, których dane dotyczą). Składane wnioski wymagają posiadania profilu zaufanego na platformie ePUAP lub podpisu elektronicznego i są odpłatne.
Portal obywatel.gov.pl
Ponadto, obecnie dzięki portalowi https://obywatel.gov.pl/ prowadzonego przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych możliwe jest skorzystanie z usług administracji w wielu sferach. Możliwe jest m.in. złożenie wniosku o dowód osobisty, rejestracja oraz zgłoszenie zbycia pojazdu, uzyskanie odpisu aktu stanu cywilnego, załatwienie spraw meldunkowych. Jedynym ograniczeniem może być konieczność posiadania profilu zaufanego na platformie ePUAP lub podpisu elektronicznego.
Jak widać wiele już działań zostało podjętych w celu usprawnienia obsługi obywatela, ale wiele zostało jeszcze do ulepszenia. W ciągu najbliższych lat prawdopodobnie możemy spodziewać się kolejnych modernizacji i przenosin dokumentów papierowych do formy elektronicznej. Warto zastanowić się nad zasadnością wprowadzenia uzyskiwania odpisów pełnych z KRS drogą elektroniczną.
– – – – –
Daniel Reck – Partner w Kancelarii Duraj & Reck i Partnerzy
Janusz Tomczak – Adwokat w Kancelarii Duraj & Reck i Partnerzy
