Z końcem 2014 r. [ustawa z dnia 26 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz o zmianie niektórych innych ustaw, Dz. U. z 2014 r., poz. 1161], oraz z początkiem bieżącego roku, a dokładnie 15 stycznia 2015 r. [ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2015 r., poz. 4] weszły w życie dwie ważne nowelizacje dotyczące rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez internet.
Niższe koszty
Po pierwsze od nowego roku tańsze jest założenie spółki i opłaty związane z jej rejestracją. Jeszcze w 2014 r. koszty te wynosiły 600 zł [500 zł opłata oraz 100 zł za ogłoszenie w MSiG], a obecnie jedynie 350 zł [250 zł opłata oraz 100 zł za ogłoszenie w MSiG]. Sposób uiszczenia opłaty pozostaje niezmienny, a zapłaty dokonuje się na zakończenie procesu rejestracji w systemie teleinformatycznym.
Sprawniejsza rejestracja
Największym ułatwieniem dla nowych przedsiębiorców jest jednak brak konieczności składania dodatkowych formularzy związanych z występowaniem o nadanie numeru NIP oraz REGON. O ile Główny Urząd Statystyczny jest instytucją raczej przyjazną przedsiębiorcom, o tyle urzędy skarbowe niejednokrotnie piętrzyły problemy związane ze sposobem reprezentacji spółki, niewłaściwym wypełnieniem formularza zgłaszającego, czy też niepełnego pełnomocnictwa. Zgodnie z nowymi regulacjami numery NIP i REGON zostaną nadane spółce automatycznie po jej założeniu w sądzie. Odbywa się to drogą elektroniczną, a numery od razu pojawiają się w KRS.
Sama rejestracja przebiega bardzo sprawnie i po 24 godzinach spółka powinna być zarejestrowana we właściwym wydziale KRS. W praktyce rejestracja może trwać nieco dłużej i wynika to najczęściej z oczekiwania na pozytywną weryfikację osób zasiadających we władzach spółki (zarządu) w Krajowym Rejestrze Karnym.
Nie można przy tym zapomnieć, że spółka po jej zarejestrowaniu musi wypełnić inne obowiązki, takie ja złożenie formularza aktualizacyjnego NIP-8, który należy złożyć we właściwym (według siedziby spółki) urzędzie skarbowy, czy też zgłoszenia odpowiedniej dokumentacji do ZUS w ciągu 7 dni od dnia zatrudnienia przez spółkę pierwszego pracownika.
Zniesienie wzorów podpisów zarządu
Innym ułatwieniem związanym z rejestracją spółki przez internet jest zniesienie obowiązku wysyłania do sądu KRS poświadczonych (notarialnie lub przed sądem/upoważnionym pracownikiem sądu) wzorów podpisów członków zarządu spółki. Do tej pory taka praktyka była obowiązująca i po rejestracji spółki, należało w ciągu 7 dni przesłać do sądu odpowiednie dokumenty. Wraz z nowelizacją zniknął zatem ostatni element zakładania spółki, wymagający składania jakichkolwiek pism w formie papierowej.
Ograniczenia kodów PKD
Nowością, ale jednocześnie i usprawnieniem przy rejestracji spółki jest ograniczenie liczby kodów PKD do 10 pozycji. Jeszcze w zeszłym toku przedsiębiorcy w umowie spółki wpisywali po kilkadziesiąt kodów, aby uniknąć wątpliwości co do możliwości prowadzenia działalności na różnych polach. Ustawodawca dokonał racjonalnej redukcji tych praktyk, wprowadzając jedynie obowiązek wskazania rodzaju tzw. przeważającej działalności. Działalność tą zakładając spółkę należy oznaczyć na poziomie podklasy.
Omawiane zmiany niewątpliwie przyśpieszyły czas oczekiwania na formalną rejestrację spółki w systemie teleinformatycznym [S24] i uzyskanie odpisu z KRS, a także ułatwiły niektóre procedury oraz zmniejszyły koszty założenia działalności gospodarczej. Z praktyki wynika, że sprawnie przeprowadzony proces rejestracyjny pozwala na uruchomienie spółki nawet w ciągu 26 godzin. To niewątpliwe spore udogodnienie dla przedsiębiorców funkcjonujących w dynamicznym świecie biznesu, w którym przepływy kapitału, towarów i usług determinują szybkie działania.
radca prawny Wojciech Basiewicz
Partner w BW Lawyers Kancelaria Radców Prawnych
