W sytuacji, gdy powstaje zadłużenie kontrahenta, mały bądź średni przedsiębiorca stara się odzyskać należność własnymi zasobami. Zdarza się nawet, że działania windykacyjne podejmują sami handlowcy, księgowi, a nawet kierowcy, jeżeli w firmie nie ma działu dedykowanego do tego typu obowiązków. Czy samodzielna egzekucja wierzytelności jest zawsze opłacalna?
Trudne sytuacje z kontrahentami mogą pojawić się pomimo przestrzegania reguł zapobiegania przeterminowanym należnościom. Wówczas, przedsiębiorca powinien rozważyć czy zlecić windykację specjalistom czy też poprowadzić ją na własną rękę. Największe szanse na odzyskanie długu są w przeciągu pierwszych dwóch, trzech miesięcy od daty terminu płatności faktury, dlatego warto interweniować tak szybko, jak to możliwe. Nie podejmując windykacji natychmiast, przedsiębiorca naraża się na wzrost kosztów i mniejszą skuteczność działań na rzecz odzyskania należności, ponieważ z upływem czasu trudniej jest ocenić przychody i majątek kontrahenta, a nawet miejsce prowadzenia jego działalności. Z czasem, na horyzoncie mogą pojawić się również inni wierzyciele naszego dłużnika. Jednak najbardziej dokuczliwe dla przedsiębiorców jest to, że firma nie może inwestować i rozwijać się, z powodu środków finansowych zamrożonych w niespłaconej wierzytelności.
Najpierw analiza kosztów, potem wybór
Analiza kosztów obu rozwiązań pozwoli przedsiębiorcy na podjęcie optymalnej decyzji czy zlecić odzyskiwanie należności zewnętrznej firmie, czy przeprowadzić ten proces własnymi siłami. W tym celu, należy wykonać zestawienie kosztów zatrudnienia pracowników zaangażowanych w działania windykacyjne z kosztami manipulacyjnymi oraz ocenić posiadane umiejętności i wiedzę zapewniające odpowiednią skuteczność. Pod uwagę należy także wziąć skalę odpisów z tytułu niespłaconych należności.
Z uwagi na to, że windykacja jest zadaniem czasochłonnym, księgowy czy handlowiec może nie podołać wypełnianiu dodatkowych obowiązków. Przedstawiciel handlowy kontaktując się z klientem z zamiarem odzyskania długu niszczy swoje wcześniej zbudowane relacje. Jeśli w firmie istnieje komórka czy dział windykacyjny, warto pamiętać, że w związku z tym ponoszone są koszty stałe, takie jak wynagrodzenia, wyjazdy, korespondencja, bez względu na to czy w danym okresie przedsiębiorca posiada niespłacone wierzytelności oraz czy podejmowane działania są skuteczne.
Starając się odzyskać dług samodzielnie, przedsiębiorca może obliczyć dokładnie koszt zwindykowania jednej złotówki w konkretnym czasie. Wyliczoną sumę należy zestawić ze średnią prowizją firmy zewnętrznej, która jest pobierana jedynie w przypadku skuteczności działań. Dodatkową korzyścią jest kredytowanie opłat i kosztów sądowych przez renomowane podmioty windykacyjne. Wszelkie formalności związane z procesem sądowym i egzekucją komorniczą leżą po stronie specjalistów, uzyskujących lepsze efekty w ściągalności długów. Przedsiębiorca może natomiast obracać środkami finansowymi do momentu zakończenia sprawy, bez konieczności wcześniejszego regulowania płatności związanych z windykacją. Dla niektórych, zwłaszcza dużych firm opłacalne jest tworzenie działów windykacyjnych z wyspecjalizowaną kadrą i oprogramowaniem do zarządzania procesem windykacji, jeśli posiadają rozdrobniony portfel odbiorców. Od czasu do czasu, firmy te także korzystają z pomocy specjalistów zewnętrznych w sprawach wyjątkowo trudnych lub też sprzedają pakiety swoich wierzytelności.
Autor: Danuta Czapeczko, Prokurent Pragma Inkaso SA
