Częstym wydarzeniem w toku działalności spółki z.o.o. może być oficjalne zgromadzenie wspólników tej spółki. Nie zawsze jednak wspólnik może osobiście w nim brać udział. Wtedy pojawia się kluczowe pytanie, czy wspólnik taki może ustanowić pełnomocnika? Czym jest zatem pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o.
Działalność spółki z.o.o. – podstawowe informacje
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: spółka z o.o.) należy do spółek prawa handlowego, a dokładniej jest to spółka kapitałowa. Spółka z o.o. posiada osobowość prawną i działa przez swoje organy, którymi są zarząd i zgromadzenie wspólników, oraz opcjonalnie może posiadać także radę nadzorczą lub komisję rewizyjną.
Zgromadzenie wspólników w spółce z.o.o. – jaki charakter ma ten organ?
Zgromadzenie wspólników to organ o charakterze uchwałodawczym, który decyduje o najważniejszych sprawach dla spółki. Jest to skutkiem treści art. 227 Kodeksu Spółek Handlowych ( dalej: KSH). Organ ten jest niezbędny obok zarządu spółki do istnienia tego podmiotu gospodarczego.
Zarząd spółki podczas swojej działalności zwołuje Zgromadzenia Wspólników. Zgromadzenia te zwoływane są w miarę potrzeb, natomiast zawsze powinno zostać zwołane zwyczajne zgromadzenie wspólników. Zwyczajne zgromadzenie powinno się odbyć do końca każdego czerwca kolejnego roku kalendarzowego (w tych spółkach gdzie rok obrotowy równa się kalendarzowemu).
Na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników udzielane jest absolutorium członkom pozostałych organów działających w spółce. Podejmuje się nadto decyzje dotyczące zatwierdzenia sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy oraz w przedmiocie podziału zysku lub też pokrycia straty.
Inne, nadzwyczajne zgromadzenia wspólników mogą być zwoływane w każdym czasie, jeśli wymaga tego interes spółki. Zaznaczyć należy, że prawo do żądania zwołania zgromadzenia wspólników przysługiwać może także większej liczbie wspólników, czy też radzie nadzorczej lub komisji rewizyjnej. W umowie spółki mogą się także znajdować zapisy przyznające to uprawnienie osobom spoza organów spółki.
Decyzje podejmowane na Zgromadzeniu Wspólników są nadrzędne wobec innych czynności organów spółki. Mogą jednak być zaskarżane do sądów powszechnych, które mogą uchylać je przy sprzeczności z przepisami KSH lub w związku ze złamaniem procedury uchwałodawczej.
Zgromadzenie jest zwoływane w specjalnej procedurze. Zawiadomienie o zwołaniu Zgromadzenia Wspólników wysyła się przesyłką kurierską lub listem poleconym, na co najmniej dwa tygodnie przed ustalonym terminem Zgromadzenia.
Istnieje także możliwość wysłania zawiadomienia poprzez środki komunikacji elektronicznej poprzez pocztę mailową. Zawiadomienie powinno zawierać miejsce, godzinę i datę spotkania, a także ramowy porządek obrad. Kiedy głosowana będzie zmiana umowy spółki, należy w zawiadomieniu wskazać proponowane zmiany. Zgromadzenia odbywają się w siedzibie spółki, jednak w umowie mogą być wskazane inne miejscowości, gdzie może odbyć się takie zgromadzenie.
Jeśli wspólnicy wyrażą zgodę, to zgromadzenie może odbyć się w miejscu, które nie zostało wskazane w umowie spółki.
Uchwały w sprawach , które nie zostały przewidziane w porządku obrad, można podjąć jednakże tylko wtedy kiedy reprezentowany jest cały kapitał zakładowy, a żadna z osób nie sprzeciwiła się temu.
Prawo do głosowania na Zgromadzeniu jest uprawnieniem związanym z udziałem w spółce i nie może być zbyte na rzecz innego podmiotu.
Wspólnik sp. z.o.o. nie może osobiście przybyć na Zgromadzenie Wspólników – co wtedy?
Jeśli wspólnik rzeczywiście nie może uczestniczyć w Zgromadzeniu wspólników, to nie oznacza, że nie może być on reprezentowany na tym zgromadzeniu.
Co do zasady bowiem, wspólnicy mają prawo do uczestnictwa w Zgromadzeniu przez pełnomocników.
Pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. winno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie i dołączone do księgi protokołów Zgromadzenia.
Ważne jest jednak przy tym, że pełnomocnikiem wspólnika na zgromadzeniu wspólników nie może być członek zarządu czy pracownik spółki.
Kiedy wspólnik jest osobą prawną, może uczestniczyć w Zgromadzeniu przez swoje organy.
Wspólnik nie może przez pełnomocnika głosować przy uchwalaniu uchwał dotyczących odpowiedzialności osobistej wobec spółki, a także udzielać sobie samemu absolutorium z pełnienia funkcji za dany okres.
Wspólnik jak wcześniej wspomniano, może wybrać osobę, której wręczy pełnomocnictwo do reprezentowania go w czasie zgromadzenia. Ograniczeniami w tym zakresie są Kodeks cywilny (dalej: KC) i KSH.
Pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników – wytyczne KC i KSH
Zgodnie z przepisami KC, a właściwie przepisem art. 100 KC kluczowe jest to, że pełnomocnik do osoba, która posiada, co najmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych. W związku, z czym w skrajnych przypadkach pełnomocnikiem może być osoba, która ukończyła lat 13.
KSH wprowadza bardziej praktyczne ograniczenia w tej materii. Zgodnie z art. 243 par 3 KSH pełnomocnikiem nie może być jak już wcześniej wspomniano członek zarządu spółki bądź jej pracownik. Pełnomocnictwo udzielone takiej osobie jest nieważne, a ją samą traktuje się jakby nie uczestniczyła w zgromadzeniu.
Jak wspólnik może udzielić pełnomocnictwa do reprezentowaniu go na Zgromadzeniu Wspólników sp. z.o.o.?
Pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników powinno być udzielone w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Każda inna forma będzie powodowała nieważność dokumentu.
Ustnie czy też mailowo lub za pomocą faksu udzielone pełnomocnictwo będzie zatem nieważne.
Z kolei forma silniejsza, to znaczy pisemny podpis poświadczony notarialnie lub forma aktu notarialnego będzie skuteczna i ważna.
Pełnomocnictwo musi zawierać dane pełnomocnika. Najkorzystniej aby obejmowało adres zamieszkania pełnomocnika, serię i numer dowodu osobistego oraz wskazywało na firmę spółki, w której Zgromadzeniu wspólników pełnomocnik będzie wykonywał prawo głosu w imieniu mocodawcy.
Pełnomocnik może także posiadać instrukcję ze strony mocodawcy co do głosowania na zgromadzeniu tj. „za” lub „przeciw” określonym uchwałom lub też może mu zostać w tym zakresie przyznana swoboda.
Materiał opracowany na podstawie:
[1] Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (tekst jednol. Dz.U. 2017, poz. 1577)
[2] Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jednol. Dz.U. 2018, poz. 1025),
[3] A. Kidyba, Prawo handlowe, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2017.
Stan prawny: 12 grudnia 2018 r.
Joanna Jaskiernia – współpracownik Portalu
Masz pytania związane z tematem artykułu, bądź chcesz skonsultować swój problem prawny z zakresu prawa lub podatków?
