Dokumentacja podatkowa spółek komunalnych?

Zarządzanie spółką komunalną wymaga sporej pracy jak i wiedzy. Dlatego też takie osoby jak prezes zarządu spółki komunalnej, dyrektor finansowy czy główna księgowa powinni wiedzieć czym jest dokumentacja podatkowa spółki. Z kolei decyzja o jej sporządzeniu lub jej pominięciu może spowodować poważne konsekwencje finansowe. Skutki braku dokumentacji podatkowej doskonale pokazuje sprawa, która trafiła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie (nieprawomocny wyrok WSA w Krakowie z 24 czerwca 2015 r., sygn. akt I SA/Kr 749/15). W tej sprawie dużą rolę odegrała dokumentacja podatkowa spółek komunalnych, która uchroniła firmę przed jeszcze wyższym zobowiązaniem podatkowym.

Dla wyjaśnienia art. 11 ust. 1 i 4 updop zakłada, że podatnicy dokonujący transakcji z podmiotami powiązanymi z tymi podatnikami są zobowiązani do sporządzenia dokumentacji podatkowej takiej lub takich transakcji (art. 9a ust. 1 updop). W skład tego typu dokumentacji powinno wchodzić m.in. określenie funkcji spełnianych przez podmioty uczestniczące w transakcji, (w tym użyte aktywa i podejmowane ryzyko), wskazanie ogółu przewidywanych kosztów związanych z transakcją, a nawet formę i termin zapłaty oraz metodę i sposób kalkulacji zysków czy też określenie ceny przedmiotu transakcji. Z kolei art. 11 ust. 4 pkt 1 updop wskazuje kim są podmioty powiązane, a są nimi np. spółka kapitałowa i jej udziałowiec (osoba prawna, np. gmina lub inna spółka) posiadająca udział w kapitale tej spółki kapitałowej. Posiadanie udziału w kapitale innego podmiotu oznacza sytuację, gdzie konkretny podmiot bezpośrednio lub pośrednio wykazuje się w kapitale innego podmiotu udziałem nie mniejszym niż 5% (art. 11 ust. 5a updop). Ww. przepisy dotyczą nie tylko spółek prawa handlowego lecz także – czego nie wszyscy są świadomi, także jednostek samorządu terytorialnego oraz spółek, których udziałowcami są samorządy.

Jednocześnie należy pamiętać, że sam fakt istnienia powiązań nie obliguje do sporządzenia dokumentacji cen transferowych. Obowiązek ten rodzi się dopiero, gdy przekroczone zostaną łączne kwoty wynikające z umowy lub rzeczywiście zapłacona w roku podatkowym łączna kwota wymagalnych w wysokości 100 tys. euro, gdy wartość transakcji nie przekracza 20% kapitału zakładowego, 30 tys. euro w sytuacji  świadczenia usług, sprzedaży lub udostępnienia wartości niematerialnych i prawnych oraz 50 tys. euro w każdym innym przypadku.

W uzasadnieniu przedmiotowego wyroku WSA w Krakowie wskazał, że: „To na spółce, zgodnie z obowiązującymi przepisami, ciążył obowiązek wykazania, że zastosowane pomiędzy podmiotami powiązanymi stawki czynszu dzierżawnego wynikają z racjonalnych przesłanek gospodarczych i nie zmierzały wyłącznie do uchylania się od opodatkowania. Jak wskazał NSA w wyroku z dnia 1 marca 2011 r., sygn. akt II FSK 1924/09: „Treść przepisów art. 9a) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nakłada na podatnika ciężar dowodu w sensie materialnym rozumiany jako powinność wskazania określonych informacji świadczących, iż transakcje zawierane przez podatnika z podmiotami powiązanymi, w wyniku których następuje zapłata na rzecz tych podmiotów, mają rynkowy charakter. Dokumentacja podatkowa, której elementy określone są w art. 9a) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest podstawowym źródłem dowodowym zawierającym informacje umożliwiające przeprowadzenie analizy istoty działań gospodarczych oraz dokonanie ich oceny wskazującej, czy wynagrodzenie w transakcji zawartej pomiędzy podmiotami powiązanymi zostało ustalone na poziomie rynkowym, czyli nie różniącym się od warunków, które ustaliłyby między sobą niezależne podmioty. Tymczasem dokumentacja podatkowa, do której prowadzenia – na mocy art. 9a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – zobowiązana była spółka dokonująca transakcji z podmiotem powiązanym nie zawierała wystarczających informacji, które uzasadniałyby przyjęcie cen transakcyjnych na wyższym poziomie. Organy stwierdziły wprawdzie, że była prawidłowa pod względem formalnym, ale wynikały z niej informacje charakterystyczne dla zwykłych transakcji, bądź o takim stopniu ogólności i lakoniczności, który nie pozwolił na dokonanie oceny, że wartość przedmiotu transakcji z podmiotem powiązanym została ustalona prawidłowo, tj. w cenach rynkowych, przy uwzględnieniu naturalnie czasu i warunków, w jakich transakcje zawierano”.

Ważne jest zatem aby dokumentacja transakcji z podmiotami powiązanymi nie tylko istniała, lecz jednocześnie aby pozwalała na wyjaśnienie w razie potencjalnej kontroli podatkowej w szczególności sposobu ustalenia wynagrodzenia przyjętego przez powiązane ze sobą strony umowy i eliminowała ryzyko przyjęcia przerzucania dochodów na inny podmiot.

Dokumentacja podatkowa spółek komunalnych także powinna odpowiadać tym zasadom.

O zmianach w dokumentacji transakcji z podmiotami powiązanymi pisaliśmy także w artykule: Ceny transferowe – istotne zmiany od 2017.

WW.