W toku prowadzenia działalności gospodarczej ważne jest, aby zakupy wprowadzane do podatkowej księgi przychodów i rozchodów miały ścisły związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jednakże zgodnie z przepisami prawa ważna jest także forma udokumentowania wydatku. Oczywiście podstawowym dokumentem w takim przypadku jest faktura VAT. Czasami jednak podatnik ma tylko paragon. Czy paragon może być zatem podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?
Paragon – jako podstawa zapisów księgowych
Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. Dz. U. z 2014, poz. 1037 z późn. zm.) możliwe jest rozliczanie zakupów na podstawie paragonu, ale dotyczy to tylko wydatków poniesionych na:
– środki czystości i bhp oraz materiały biurowe,
– zagraniczne zakupy paliwa i olejów,
– materiały pomocnicze.
Oznacza to jednocześnie, że zakup towarów handlowych czy podstawowych materiałów do produkcji na podstawie paragonu jest niedopuszczalne. Tj. oczywiście podatnik może w takich przypadkach uzyskać tylko paragon lecz nie będzie on podstawą wpisu do księgi podatkowej.
Paragon jako podstawa wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów musi poza tym być specjalnie opisany.
Winien on być zatem:
– zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon,
– musi określać ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu.
– na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.
Faktura uproszczona
Warto przy okazji wspomnieć o fakturze uproszczonej, do której na podstawie art. 106e ust. 5 pkt 3 i ust. 6 ustawy o VAT ma prawo każdy podatnik VAT czynny lub zwolniony bez względu na fakt dokonania rejestracji lub nie. Faktura taka może być wystawiona na udokumentowanie zakupu na kwotę nieprzekraczającą 450zł (lub 100 Euro). „Uproszczenie” w fakturze uproszczonej polega na zmniejszeniu obligatoryjnych elementów faktury. Faktura uproszczona powinna zatem obejmować co najmniej:
- datę wystawienia,
- kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku,
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty,
- kwotę należności ogółem.
Na fakturze uproszczonej należy umieścić dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek.
Elementów tych jest wiele, lecz i tak mniej niż w przypadku typowej faktury VAT.
Oczywiście są też przypadki, w których podatnik nie ma prawa wystawić faktury uproszczonej. Ma to miejsce wówczas, gdy dokumentuje ona m.in.:
– sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju:
– wewnątrzwspólnotową dostawę towarów;
– dostawy towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego Unii Europejskiej, gdzie osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towarów lub usług;
Odliczenie VAT
Oczywiście przedsiębiorca nie ma prawa do odliczenia podatku VAT z paragonu. Natomiast nie ma przeszkód co do odliczenia podatku VAT od faktury uproszczonej.
Należy przy tym pamiętać, że ogólna zasada (wskazana w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT) stanowi, że podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT w takim zakresie, w jakim towary i usługi są przeznaczone do wykonywania czynności opodatkowanych.
WW.
