Przedsiębiorcy w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej poddawani są licznym kontrolom przez organy państwowe, w tym przez ZUS. W trakcie kontroli ZUS ocenie podlega w szczególności rzetelność i prawidłowość wykonywania zadań i obowiązków w ramach ubezpieczeń społecznych jako płatników składek. Jak właściwie przygotować się do takiej kontroli ZUS i w jaki sposób jest ona przeprowadzana?. To pytania bardzo często stawiane przez przedsiębiorców.
Właściwe przygotowanie się do kontroli ZUS jest o tyle istotne, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych wykonuje co roku około 70 – 80 tysięcy kontroli.
Kontrole realizowane m.in. przez ZUS regulowane są przepisami prawa. M.in. do tej kwestii odnoszą się przepisy Ustawy z dnia 16.12.2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (Dz. U. z 2016 r., poz. 2255), wprowadzającej zmiany do Ustawy z dnia 2.07.2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU. z 2016 r. poz. 1829 z późn. zm.).
Do przygotowania się do kontroli ZUS potrzebna jest wiedza, co Zakład Ubezpieczeń Społecznych może skontrolować. Kontrola ZUS obejmuje takie zagadnienia jak:
– zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych;
– prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek przez przedsiębiorcę (który jest płatnikiem);
– ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
– wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych (w tym bieżąca aktualizacja danych);
– prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
– oględziny składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.
Zaznaczyć trzeba, że od 1 stycznia 2017 r. wprowadzone zostało do przepisów istotne novum. Polega ono na tym, że kontrole w tym kontrole ZUS planuje się i przeprowadza po uprzednim dokonaniu analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej. Analiza obejmuje identyfikację obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których ryzyko naruszenia przepisów jest największe.
Oczywiście ww. zasady nie mają zastosowania jeśli np. organ kontroli poweźmie uzasadnione podejrzenie: dotyczące popełnienia przestępstwa lub wykroczenia, lub przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, lub też np. innego naruszenia prawnego zakazu lub niedopełnienia prawnego obowiązku.
Organ kontroli winien także zamieścić w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej ogólny schemat tych procedur kontroli, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
Generalnie kontrola ZUS powinna się rozpocząć doręczeniem zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Po doręczeniu takiego zawiadomienia ZUS może rozpocząć kontrolę najwcześniej po upływie 7 dni i nie później niż po upływie 30 dni (w wyjątkowych przypadkach może to nastąpić wcześniej). W przypadku, gdy inspektorzy nie pojawią się we wskazanym terminie mają obowiązek ponownego zawiadomienia i dotrzymania ustawowych terminów.
Kontrola może być dokonana przez inspektorów oddelegowanych przez ZUS lub pracowników ZUS, którzy nie są inspektorami ZUS (o ile posiadają upoważnienie). Przedsiębiorca powinien przyjąć kontrolujących w miejscu prowadzenia działalności lub po wyrażeniu przez niego zgody (na piśmie) czynności kontrolne podjęte zostaną w siedzibie ZUS.
W trakcie kontroli inspektorzy mogą dokonywać takich czynności jak przesłuchiwanie świadków, oględziny składników majątku, żądanie wyjaśnień, uzyskiwanie dostępuj do wszelkich dokumentów i innych nośników informacji, które są związane z zakresem kontroli (jak książka kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostała dokumentacja).
Czynności kontrolne powinny być dokonywane w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej, chyba np. przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia.
Zaznaczyć należy, że każdy przedsiębiorca winien posiadać książkę kontroli i przechowywać w siedzibie tę książkę jak i upoważnienia oraz protokoły kontroli.
Książka kontroli służy przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności. Może być ona prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Generalnie powinna być ona okazana inspektorom zaraz po wszczęciu kontroli.
Czas kontroli zależy od rozmiaru kontrolowanego przedsiębiorcy. Przepisy wskazują, że kontrola przedsiębiorcy jako płatnika ZUS nie powinna trwać dłużej niż:
– 12 dni roboczych, gdy dotyczy mikro-przedsiębiorców;
– 18 dni roboczych, gdy dotyczy małych przedsiębiorców;
– 24 dni roboczych, w przypadku średnich przedsiębiorców;
– 48 dni roboczych, w przypadku pozostałych przedsiębiorców
Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej podaje także przykłady sytuacji, w których ograniczenia czasowe kontroli ZUS nie znajdują zastosowania. M.in. dotyczy to sytuacji, w których przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia.
Zaznaczyć należy, że przedsiębiorca jest zobowiązany przechowywać dokumentację związaną z ZUS (deklaracje ZUS-DRA, ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA) przez co najmniej 5 lat, natomiast dokumentację pracowniczą, według przepisów powinno się przechowywać przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy przez danego pracownika.
WW.
