Faktury elektroniczne, alternatywa dla faktur papierowych?

Podatnicy podatku od towarów i usług są zobowiązani do przechowywania wystawionych przez siebie i otrzymanych od kontrahentów faktur. W związku z tym, w zależności od branży może to być równoznaczne z przechowywaniem dużej ilości dokumentów. Zobowiązani do kompletowania i przetrzymywania tego typu dokumentów mogą zostać odciążeni poprzez opcję ich gromadzenia w formie elektronicznej. Oczywiście w takiej sytuacji powstaje obowiązek wdrożenia procedur przechowywania faktur w formie elektronicznej.

Zaznaczyć należy, że Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednol. Dz. U. z 2016 r. poz. 710 ze zm. – dalej ustawa o VAT) określa fakturę jako dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Umożliwia to posługiwanie się fakturami zarówno w formie tradycyjnej, tj. papierowej, jak i w formie elektronicznej. Najważniejsze jest, aby faktura zawierała dane przewidziane w ustawie o VAT oraz w przepisach wydanych na jej podstawie.

Dodatkowo podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wskazać trzeba, że co do zasady zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Cały okres przedawnienia podatnik jest zobowiązany do przechowywania faktur i to faktur wystawionych w celu udokumentowania sprzedaży jak i faktur zakupowych. Dokładne zasady przechowywania faktur przewidziane zostały w art. 112a ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem podatnicy powinni przechowywać wystawione przez siebie i otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób który ułatwi ich odszukanie oraz zapewni autentyczność pochodzenia wraz z ich integralnością. Zaznaczyć trzeba, że zgodnie z przepisem art. 106m ust. 1 ustawy o VAT to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści czy czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (o czym mowa w art. 106m ust. 2 ustawy o VAT). Natomiast integralność faktury to fakt, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Takie cechy faktury jak jej autentyczność, integralność czy jej czytelność są zapewniane za pomocą dowolnych kontroli biznesowych. Taka kontrola powinna wykazać związek pomiędzy fakturą a wykonaną usługą/dokonaną dostawą towarów.

Natomiast z przepisów nie wynika żaden wymóg co do formy przechowywania faktur. Pozwala to na przyjęcie, że istnieje możliwość przechowywania faktur za pomocą jednej z dwóch dopuszczalnych form wskazanych w ustawowej definicji faktury (czyli formie papierowej lub elektronicznej). Jedynymi wymogami są zachowanie autentyczności, integralności czy czytelności faktury.

Możliwe jest przechowywanie faktury w formie elektronicznej, która jest wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Również organy podatkowe potwierdzają, że zachowując wskazane warunki możliwe jest stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji przy jednoczesnym niszczeniu dokumentów otrzymanych w wersji papierowej.

WW.