1 kwietnia 2016 r. weszły w życie Zmiany w kodeksie spółek handlowych, wprowadzona ustawą o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw z dnia 28.11.2014 r. w części dotyczącej możliwości podejmowania za pośrednictwem systemu teleinformatycznego określonych czynności w związku z funkcjonowaniem spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Mowa tutaj o spółce jawnej, spółce komandytowej i spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.
Na wstępie należy zaznaczyć, że obowiązująca od 1 kwietnia 2016 r. nowelizacja dotyczy tylko i wyłącznie tych spółek, których umowa zawarta za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego w tym systemie nie została następnie zmieniona w tradycyjnej formie pisemnej – zgodnie z art. 4 § 1 pkt 153 k.s.h określenie „spółka, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy” oznacza spółkę, która została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, z wyłączeniem spółki utworzonej przy wykorzystaniu wzorca, której umowa została zmieniona w inny sposób niż przy wykorzystaniu wzorca.
W odniesieniu do spółek osobowych, spółki jawnej oraz spółki komandytowej, przy wykorzystaniu wzorca formularza udostępnionego w systemie teleinformatycznym możliwa jest aktualnie także zmiana umowy spółki, zmiana adresu spółki, zatwierdzenie sprawozdania finansowego oraz rozwiązanie spółki – przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym oraz zmiana składu osobowego spółki – przy wykorzystaniu wzorca umowy o przeniesieniu praw i obowiązków w spółce.
Zmiana umowy spółki możliwa jest wyłącznie w zakresie tzw. postanowień zmiennych umowy. Postanowienia zmienne umowy umowy spółki zawartej przy wykorzystaniu wzorca umowy, to postanowienia, które zgodnie z wzorcem mogą być modyfikowane przez wybór odpowiednich wariantów poszczególnych postanowień albo przez wprowadzenie odpowiednich danych w określone pola wzorca, umożliwiające ich wprowadzenie /art. 4 § 1 pkt 14 k.s.h./.
Umowa spółki jawnej podlega zmianom w zakresie postanowień przewidzianych we wzorcu uchwały zmieniającej umowę spółki, w tym również w zakresie możliwości wyboru innego wariantu postanowienia umownego, z wyjątkiem postanowień dotyczących wspólników spółki i określenia roku obrotowego dla spółki (§ 9 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 14.01.2015 r. w sprawie określenia wzorców dotyczących spółki jawnej udostępnionych w systemie teleinformatycznym) – w takim samym zakresie podlega zmianom umowa spółki komandytowej (§ 9 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 14.01.2015 r. w sprawie określenia wzorców dotyczących spółki komandytowej udostępnionych w systemie teleinformatycznym). Jeżeli umowa spółki nie jest zmieniana przy wykorzystaniu wzorca uchwały, zmiana następuje przez sporządzenie nowego tekstu umowy spółki.
Podjęcie przez wspólników spółki przy wykorzystaniu wzorca uchwały w systemie teleinformatycznym pozostałych uchwał, tj. o zmianie adresu spółki, o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, o rozwiązaniu spółki powoduje, że uchwała taka jest równoważna z uchwałą powziętą w formie pisemnej. Podobnie, przy przeniesieniu ogółu praw i obowiązków wspólnika spółki, oświadczenia woli zbywcy i nabywcy są równoważne z oświadczeniami woli złożonymi w formie pisemnej.
Ponadto podjęcie „elektronicznej” uchwały o zmianie adresu spółki powoduje konieczność złożenia wniosku o wpis w tym zakresie do rejestru za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Podejmowanie czynności w systemie teleinformatycznym każdorazowo wymaga wypełnienia odpowiedniego formularza wzorca umowy lub uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym i opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, uchwały wspólników mogą być podjęte przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Podjęcie „elektronicznej” uchwały nie wymaga formalnego zwołania zgromadzenia wspólników. Warunkiem jej podjęcia jest jednak wykonanie co do niej prawa głosu przez wszystkich wspólników. Prawo głosu wykonuje się poprzez oświadczenie złożone w systemie teleinformatycznym, opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Przy wykonywaniu prawa głosu wspólnik może zgłosić sprzeciw, co do uchwały.
Uchwały powzięte zgodnie z art. 240 1 k.s.h. dołącza się do księgi protokołów w postaci wydruków uchwał z systemu teleinformatycznego poświadczonych podpisami zarządu. Ponadto w takim przypadku wniosek o wpis do rejestru składany jest za pośrednictwem systemu teleinformatycznego /art. 240 1 § 1 k.s.h./.
Tak powzięta uchwała jest równoważna z uchwałą sporządzoną w formie pisemnej, z zastrzeżeniem co do uchwały zmieniającej umowę spółki z o.o. /art. 255 § 4 k.s.h./. Jeżeli umowa spółki z o.o. zostaje zmieniona za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przy wykorzystaniu wzorca uchwały, to uchwała taka jest równoważna z uchwałą, która z uwagi na swoją treść powinna być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza.
Zmiana umowy spółki z o.o., przy wykorzystaniu wzorca uchwały, może nastąpić w zakresie postanowień zmiennych umowy, z wyjątkiem postanowień dotyczących wspólników spółki, rodzaju wkładów na pokrycie udziałów w spółce /elektronicznie tylko pieniężne / i określenia daty końcowej pierwszego roku obrotowego w spółce / § 13 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 14.01.2015 r. w sprawie określenia wzorców dotyczących sp. z o.o. udostępnionych w systemie teleinformatycznym/.
Zmiana wspólników spółki jest dopuszczalna przy wykorzystaniu wzorca umowy zbycia udziałów w spółce. Może być też wynikiem podniesienia kapitału zakładowego spółki i przystąpieniem nowego wspólnika do spółki. Wtedy, w obu przypadkach lista wspólników powinna być sporządzona przy wykorzystaniu teleinformatycznego wzorca.
Jeżeli zmiany umowy spółki z o.o. dokonano przy wykorzystaniu wzorca uchwały zmieniającej umowę spółki, ze zmianami w zakresie kapitału zakładowego, to możliwe jest jedynie jego podwyższenie, które może być pokryte wyłącznie wkładami pieniężnymi.
Jeżeli podwyższenie kapitału zakładowego spółki nastąpiło przy zastosowaniu wzorca uchwały zmieniającej umowę spółki, co do wysokości jej kapitału, to oświadczenie dotychczasowego wspólnika o objęciu nowego udziału bądź udziałów lub o objęciu podwyższenia wartości istniejącego udziału bądź udziałów /art. 258 § 2 k.s.h./ i oświadczenie nowego wspólnika o przystąpieniu do spółki oraz o objęciu udziału lub udziałów /art. 259 k.s.h./ wymaga złożenia w systemie teleinformatycznym i opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym z ważnym kwalifikowanym certyfikatem albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Ponadto przy wykorzystaniu wzorca formularza możliwe jest także powzięcie w systemie teleinformatycznym uchwały o rozwiązaniu spółki, o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, o podziale zysku, o pokryciu straty, o dobrowolnym umorzeniu udziału, o zmianie składu zarządu, o zmianie składu rady nadzorczej, o ustanowieniu oddziału dla spółki, o zmianie adresu spółki, jak również podjęcie uchwały w sprawie udzielenia zgody na zbycie udziałów oraz zawarcie umowy zbycia udziałów, oraz uchwały w sprawie dalszego istnienia spółki.
