Strona główna Aktualności Zmiana adresu a zmiana siedziby spółki – co złożyć do KRS ?

Zmiana adresu a zmiana siedziby spółki – co złożyć do KRS ?

20 kwietnia 2016

2439

Zgodnie z art. 157 § 1 KSH „Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna określać:

1) firmę i siedzibę spółki,

2) przedmiot działalności spółki,

3) wysokość kapitału zakładowego,

4) czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,

5) liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,

6) czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

2. Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna być zawarta w formie aktu notarialnego.”

Siedziba to miasto, w którym znajduje się organ zarządzający spółką. Z kolei adres to uszczegółowienie (konkretyzacja) siedziby – konkretna ulica i numer budynku/lokalu. Zmieniając lokal na inny w ramach tego samego miasta spółka nie zmienia się siedziba spółki a wyłącznie jej adres. Adres jest istotny dla działalności bieżącej – to zwykle tutaj przechowuje się dokumenty spółki. Jeśli zmienia się miasto – to taka zmiana wymaga zgodnie z KSH podjęcia stosownej uchwały zmieniającej umowę spółki przez Zgromadzenie Wspólników dokonanej w formie aktu notarialnego, a następnie dokonania stosownego wpisu do KRS.

Pamiętać należy, że zmiana umowy spółki następuje dopiero z chwilą wydania przez sąd rejestrowy postanowienia o wpisie takiej zmiany do KRS. Innymi słowy – tak długo jak długo zmiana nie zostanie wpisana siedzibą spółki cały czas jest lokalizacja wpisana do umowy spółki.

Zgodnie z art. 168 KSH wszelkie zmiany danych wymienionych w art. 166 § 1 i § 2 zarząd powinien zgłosić sądowi rejestrowemu w celu wpisania do rejestru lub ujawnienia w aktach rejestrowych.

A co w przypadku zmiany adresu?

Zmiana adresu jest czynnością nie wymagającą zmiany umowy spółki. Dokonuje się ona w wyniku np. zawarcia przez spółkę umowy np. najmu nowego lokalu w tej samej miejscowości. Pamiętać należy, że również i taka zmiana wymaga zgłoszenia do KRS. Jak się wydaje podstawą wpisu powinna być umowa najmu załączona do wniosku do KRS, podpisana przez należycie umocowana spółkę. Sądy rejestrowe przy tej okazji żądają dodatkowo uchwał zarządu w przedmiocie zmiany adresu. Pamiętać jednak należy, że wpis zmiany adresu jest wpisem deklaratoryjnym. Oznacza to, że adres zmienia się de facto od momentu wskazanego w uchwale zarządu o zmianie siedziby jako moment wejścia takiej uchwały w życie. Natomiast wpis do KRS jest jedynie wpisem niejako wtórnym, od którego nie jest uzależniona skuteczność zmiany adresu.

To tyle z doktryny.

A jak to wygląda w praktyce?

W praktyce pojawiają się problemy związane ze zmianą adresu, w sytuacji gdy zgodnie z uchwałą zarządu zmiana adresu miałaby nastąpić przed dniem wpisu do KRS. W takiej sytuacji pamiętać należy, że wszelka dokumentacja spółki, w tym faktury, powinny być wystawiane z nowym adresem. Bardzo często w takiej sytuacji dochodzi do konfrontacji z instytucjami takimi jak banki czy instytucje finansowe, które widzą w tym problem. Optymalnie jest więc, by jako dzień zmiany adresu oznaczyć dzień wpisu do KRS, tak by uniknąć zbędnych problemów, tworzonych przez nieznających przepisy.

Spółka bez adresu?

A czy spółka może nie posiadać adresu i np. wnieść o wykreślenie wpisu w zakresie adresu, stwierdzając, że np. Spółka nie posiada adresu.

Zagadnienie to nie jest tak wydumane jak pozornie zdawać by się mogło. Nie tak dawno Sąd Okręgowy w Koszalinie zajmował się taką sprawą (postanowienie z 14 grudnia 2015 r., sygn. akt VI Ga 127/15) i oddalił wniosek przedsiębiorcy, chcącego wykreślić z KRS adres swojej siedziby, gdyż w ocenie jej prezesa spółka nie miała aktualnego adresu, jako niedopuszczalny. W ocenie sądu – i zgodnie z przepisami – każdy przedsiębiorca podlegający wpisowi do KRS zgodnie z art. 38 pkt 1 lit. c ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2013 r. poz. 1203 ze zm.), jest zobowiązany do ujawnienia w rejestrze adresu swojej siedziby.

„Wniosek w zakresie adresu spółki może dotyczyć wyłącznie wpisania adresu (przy jej rejestracji) bądź zmiany adresu (po zarejestrowaniu). Wynika to z treści art. 38 pkt 1 ppkt c ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. 2015, nr 11 42), który stanowi, że w dziale 1 rejestru przedsiębiorców zamieszcza się dane dotyczące siedziby i adresu podmiotu. Formularz urzędowy KRS-Z3 również przewiduje jedynie zgłoszenie zmiany adresu (pola 34-42).

Z kolei art. 47 ustawy o KRS nakazuje zarządowi zgłaszać dane wymienione m.in. w art. 38 pkt 1, a także ich zmianę”

Warto aktualizować dane wpisane do KRS.

Aktualizacja danych adresowych jest istotna z uwagi na zasadę pewności obrotu i konsekwencje prawne związane z brakiem dokonywania stosownych zgłoszeń.

Zgodnie z art. 14 ustawy o KRS podmiot obowiązany do złożenia wniosku o wpis do Rejestru nie może powoływać się wobec osób trzecich działających w dobrej wierze na dane, które nie zostały wpisane do Rejestru lub uległy wykreśleniu z Rejestru. Innymi słowy – skierowanie pozwu przeciwko podmiotowi na adres wskazany w KRS będzie wywoływało skutki prawne.

Przepisy chronią w ten sposób osoby trzecie działające w dobrej wierze, chronią je przed tak inwencyjnymi organami zarządzającymi, jak ten w sprawie wskazanej wyżej. Brak adresu de facto wiązałby się przecież z dużymi trudnościami związanymi z pozwaniem takiej spółki. Celem komentowanego przepisu jest zatem zapewnienie osobie trzeciej „ochrony” przed pogorszeniem jej pozycji w stosunku do tej, którą uzyskałaby, gdyby w KRS zostały ujawnione wszystkie dane.

Pamiętać należy także, że dane zamieszczone w KRS korzystają z domniemania prawdziwości, a sąd rejestrowy w razie stwierdzenia, iż tak nie jest może zastosować środki przymuszające obowiązany podmiot do określonych działań.

Joanna Mizińska, adwokat