Przedsiębiorcy nawiązują kontakty gospodarcze ze swoim potencjalnymi kontrahentami w różny sposób. Jedną z możliwych form nawiązania relacji formalno-prawnych (zawarcia umowy) jest złożenie oferty i jej przyjęcie przez adresata oferty. Definicję oferty zawiera art. 66 k. Zgodnie z jego brzmienie oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy. Jak zatem widać aby dane oświadczenie woli nosiło cechy oferty powinno zawierać dwa elementy.
Po pierwsze oświadczenie to powinno zawierać skierowaną do drugiej strony (tzw. oblata) stanowczą propozycję zawarcia umowy. Po drugie zaś powinno ono określać istotne postanowienia tej umowy.
Stanowczość propozycji zawarcia umowy sprowadza się do tego, że z treści składanego oświadczenia woli powinna w sposób jasny i nie budzący wątpliwości wynikać wola oferenta do zawarcia określonej umowy. Stanowczość ta polega również na tym, że po jego złożeniu oferent nie jest już zobligowany do składania jakichkolwiek dalszych oświadczeń, aby umowa doszła do skutku. Po złożeniu oferty zawarcie umowy zależy już wyłącznie od decyzji oblata, a więc od tego, czy przyjmie on ofertę. Charakteru stanowczości nie będą natomiast miały sformułowania typu „warunkowa oferta”, „wstępna oferta”, „niewiążąca”, „z zastrzeżeniem jej potwierdzenia”, „pod warunkiem akceptacji” itp. Nie można też uznać za stanowcze wyrażenie woli zawarcia umowy, użycie w ofercie tryby warunkowego np. „zaproponowalibyśmy zawarcie umowy”, „chcielibyśmy podpisać umowę” „ skłonni byli byśmy zawrzeć umowę” itp. Jeżeli zatem osoba, do której skierowane zostało takie oświadczenie woli powzięła wątpliwości co do charakteru zgłoszonej propozycji zawarcia umowy ( czy jest to oferta, czy zaproszenie do rokowań) powinna niezwłocznie domagać się odpowiednich wyjaśnień od składającego ofertę.
Drugim elementem niezbędnym dla uznania danego oświadczenia woli za ofertę jest to, aby obejmowało ono istotne postanowienia proponowanej umowy. Ustawa nie określa, co należy rozumieć pod pojęciem „istotne postanowienia umowy”. Należy przyjąć, iż chodzi w tym przypadku o takie sprecyzowanie przez oferenta minimalnych warunków proponowanej umowy ( tzw. essentialia negotii) aby nie wymagała już ona żadnego uzupełniania ze strony adresata ofert. Jeśli zatem, przykładowo, przedmiotem oferty sprzedaży jest pojazd mechaniczny to do istotnych jej postanowienia należy zaliczyć określenie typu pojazdu, jego cenę, numer silnika, numer nadwozia oraz rok produkcji. Oczywiści nic nie stoi na przeszkodzie, aby oferta zawierała także rozmaite inne postanowienia (tzw. accidentalia negotii oraz naturalia negotii) zawierające opis wyposażenia pojazdu, kolor czy też rodzaj tapicerki itp. W praktyce obrotu gospodarczego szczegółowość oferty zależeć będzie od charakteru proponowanej umowy. Nie ulega wątpliwości, że inną zawartość będzie miała oferta na wynajem lokalu użytkowego, czy wykonanie prostej usługi, a inna na budowę osiedla mieszkaniowego.
Przepisy kodeksu cywilnego nie przewidują żadnej szczególnej formy dla złożenie oferty, chyba, że forma ta przewidziana jest dla ważności samej umowy, która ma być zawarta. W obrocie gospodarczym regułą jest składanie ofert w formie pisemnej, jakkolwiek dopuszczalne jest również składanie ofert w postaci elektronicznej. Możliwość taką przewiduje art. 661 kodeksu cywilnego. Nie jest również wykluczone złożenie oferty w formie ustnej, jakkolwiek w obrocie gospodarczym nie jest to szeroko praktykowane. Częściej możemy natomiast spotkać się z przyjęciem oferty w formie ustnej (potwierdzenie telefoniczne) zwłaszcza wśród podmiotów pozostających ze sobą w stałych relacjach gospodarczych.
Tak, jak to zostało zaznaczone oferta musi zawierać stanowczą wolę zawarcia umowy oraz określać minimum jej treści a także powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania podmiotu składającego ofertę. Dokument nazwany „ofertą”, który jednak nie zawiera powyższych elementów nie jest ofertą w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego i nie wywołuje określonych w nim skutków prawnych. W takich przypadkach może on co najwyżej stanowić zaproszenie do rokowań. W praktyce obrotu gospodarczego dokument wyrażający wolę zawarcia umowy może występować po różnymi nazwami np. „zamówienie”, „zamówienie na wykonanie”, „zapotrzebowanie” itp. Dzieje się tak często dlatego, iż składający ofertę zakładają, że skoro nie nazwą swojego oświadczenia woli ofertą to w ten sposób unikną ewentualnych skutków prawnych wynikających ze złożenia oferty. Jest to przeświadczenie błędne. Użycie takiej terminologii może niekiedy budzić wątpliwości, co do charakteru prawnego oświadczenia oferenta, czy chodzi w danym przypadku o ofertę, reklamę czy też zaproszenie do rokowań. Dlatego też wskazane jest, aby składający ofertę posługiwał się właściwą terminologią, określając wyraźnie swoje oświadczenie woli jako ofertę.
Oferent składający ofertę jest nią związany. Stan związania ofertą polega na tym, że oferent, który ją złożył oblatowi nie może nic już w niej zmienić, a decyzja odnośnie tego czy umowa dojdzie do skutku, czy też nie, zależy wyłącznie od oblata. Oferent nie może zapobiec zawarciu umowy w razie przyjęcia oferty przez oblata. Adresat oferty może ją w całości przyjąć doprowadzając w ten sposób do zawarcia umowy lub ją odrzucić. Może też, o czym poniżej, przyjąć ją z zastrzeżeniem. Kodeks cywilny nie przewiduje żadnej szczególnej formy dla przyjęcia lub odrzucenia oferty. Oferent może jednak określić sposób jej przyjęcia, wskazując np. na wymagania formalne z tym związane, jak również sprecyzować sposób zawiadomienia oferenta przez oblata o przyjęciu oferty np. zawiadomienie listem poleconym, telefaxem, poprzez odesłanie podpisanego projektu umowy załączonego do oferty itp. Zarówno treść oświadczenia woli o przyjęciu jak i odrzuceniu oferty nie musi być skomplikowana. Wystarczy, że z treści takiego oświadczenia wynikać będzie jasno, że oferta została przyjęta lub odrzucona. Przyjęcie oferty może w szczególności polegać na prostym odpisaniu oferentowi „tak” lub użyciu innego równoważnego słowa typu „akceptujemy”, „przyjmujemy do wykonania”, „zgadzamy się na zaproponowane warunki” itp. Możliwe też jest zaakceptowanie oferty poprzez powtórzenie treści oferty np. „w odpowiedzi na ofertę z dnia [ ] dotyczącą wykonania robót budowlanych w obiekcie X za cenę Y przyjmujemy do wykonania zakres robót objętych ofertą”, jak również na odesłaniu podpisanego projektu umowy jeśli był załączony przez oferenta.
Odrzucając ofertę oblat nie ma żadnego, prawnego obowiązku uzasadniania swojej decyzji i może ograniczyć się jedynie do stwierdzenia, że oferta nie została przyjęta. Czasami zbyt obszerne wyjaśnianie przyczyn odrzucenia oferty może obrócić się przeciwko oblatowi, zwłaszcza wówczas, gdy oferent z tych czy innych powodów nie godzi się z jego decyzją. Brak odpowiedzi oblata na złożoną ofertę w zasadzie oznacza, że nie złożył on oświadczenia woli ani o przyjęciu oferty, ani jej odrzuceniu. Wyjątek od tej reguły przewiduje art. 68 2 oraz 69 kodeksu cywilnego., które dopuszczają milczące lub konkludentne (tj. przez fakty dokonane) przyjęcie oferty. Dotyczy to głównie przedsiębiorców oraz podmiotów pozostających ze sobą w stałych stosunkach prawnych, co do których mamy do czynienia z ugruntowaną praktyką lub pewnym zwyczajem milczącego potwierdzania oferty lub sytuacji, w których z treści oferty wynika, iż dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest potrzebne. Ta ostatnia zasada odnosi się w szczególności do wypadków, gdy oferent żąda niezwłocznego wykonania umowy. W takich przypadkach mimo braku oświadczenia o przyjęciu oferty umowa uważana będzie za zawartą, jeżeli oblat w czasie właściwym przystąpi do jej wykonania.
W przypadku przyjęcia oferty przez oblata strony nie muszą dodatkowo potwierdzać tego faktu na przykład poprzez zawieranie odrębnej umowy. Do zawarcia umowy dochodzi bowiem przez sam fakt przyjęcia oferty przez oblata. W obrocie gospodarczym tego typu rozwiązania praktykowane są z reguły między przedsiębiorcami, którzy pozostają ze sobą w stałych relacjach gospodarczych. W innych przypadkach zasadą jest podpisywanie odrębnej umowy, w której strony potwierdzają niejako warunki zawarte w ofercie. Adresat oferty nie może natomiast wprowadzać jakichkolwiek zmian lub uzupełnień do treści oferty. W wypadku przyjęcia oferty dokonanego z zastrzeżeniem zmian lub uzupełnienia jej treści poczytuje się to, co do zasady, za nową ofertę – tj. kontrofertę (vide art. 68 kodeksu cywilnego). Przyjęcie oferty z zastrzeżeniem zmian lub uzupełnienia jej treści prowadzi zatem do odwrócenia dotychczasowych ról stron i tak pierwotny adresat oferty (oblat) staje się oferentem, a dotychczasowy podmiot składający ofertę (oferent) staje się jej adresatem (oblatem). Nieco odmiennie sytuacja ta wygląda w przypadku przedsiębiorców. Zgodnie z art. 681 ust.1 kodeksu cywilnego w stosunkach między przedsiębiorcami odpowiedź na ofertę z zastrzeżeniem zmian lub uzupełnień nie zmieniających istotnie treści oferty poczytuje się za jej przyjęcie. W takim przypadku strony wiąże umowa o treści określonej w pierwotnej ofercie, z uwzględnieniem zastrzeżeń zawartych w odpowiedzi na nią.
Oferent, tak jak to zaznaczono, jest ofertą związany i nie może jej zmienić ani odwołać. Jedyny wyjątek przewiduje art.662 kodeksu cywilnego w stosunkach między przedsiębiorcami oferta może być odwołana przed zawarciem umowy, jeżeli oświadczenie o odwołaniu oferty zostało złożone drugiej stronie przed wysłaniem przez nią oświadczenia o przyjęciu oferty. Jednakże oferty nie można odwołać, jeżeli wynika to z jej treści lub określono w niej termin przyjęcia oferty. Oferta powinna zawierać termin, w którym oferent związany jest jej postanowieniami. W braku takiego oznaczenia zastosowanie znajdą postanowienia art. 66 § 2 kodeksu cywilnego. Zasadą jest, że oferent ma pełną swobodę w oznaczeniu terminu związania ofertą. Może on zatem oznaczyć zarówno termin początkowy, od którego oczekiwał będzie na odpowiedź oblata, jak i termin końcowy, do upływu którego oczekiwał będzie na tę odpowiedź. Jeżeli oferent nie określił w ofercie terminu początkowego, termin związania ofertą biegnie od chwili, gdy oferta doszła do jej adresata w taki sposób, że mógł się on zapoznać z jej treścią z tym, że przyjmuje się, iż doręczenie adresatowi dokumentu zawierającego ofertę jest równoznaczne z możliwością zapoznania się z jego treścią.
Tak, jak to zostało już zasygnalizowane w praktyce obrotu gospodarczego powstają często wątpliwości, co do charakteru prawnego i znaczenia różnorodnych oświadczeń woli kierowanych do bliżej nie określonego kręgu adresatów, których treść zbliżona jest do oferty. Dotyczy to przede wszystkim tak popularnych w życiu codziennym ogłoszeń, reklam, afiszów, ulotek promocyjnych oraz cenników i tym podobnych informacji handlowych rozpowszechnianych w prasie, radiu i telewizji lub na specjalnie kolportowanych formularzach. W takim przypadku powstaje pytanie jak traktować tego typu oświadczenia woli, a zwłaszcza czy podlegają one tym samym regułom prawnym co oferta. Wątpliwości tego rodzaju rozpraszają przepisy kodeksu cywilnego. Zgodnie z art.71 kodeksu cywilnego wszelkie ogłoszenia, reklamy i inne informacje skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób, poczytuje się w razie wątpliwości nie za ofertę, lecz za zaproszenie do rokowań. Kodeks wprowadza zatem domniemanie, że w opisanych sytuacjach chodzi o zaproszenie do rokowań a nie o ofertę. Jeśli więc dający ogłoszenie chce, aby informacja ta miała charakter oferty to treść ogłoszenia musi wyraźnie wskazywać na to, że zawiera ono ofertę np. sprzedaży określonego towaru. Ponadto ogłoszenie powinno precyzować przedmiot umowy, cenę oraz miejsce, w którym można zawrzeć umowę. Natomiast jeśli w ogłoszeniu podano, że sprzedaż określonych towarów z uwagi na ograniczoną ilość towaru, którym dysponuje oferent będzie dokonywana w kolejności zgłaszanych zamówień, uznaje się za ofertę złożoną pod warunkiem rozwiązującym (jej ważność ustaje z chwilą przyjęcia zamówienia na ostatni egzemplarz towaru). Należy natomiast pamiętać, że wystawienie rzeczy na widok publiczny (np. w witrynie sklepu, na stoisku targowym lub w innym miejscu, w którym dokonuje się sprzedaży towaru) z oznaczeniem ceny uważa się za ofertę sprzedaży (art.543 kodeksu cywilnego). Sprzedawca może jednak uchylić się od skutków przewidzianych w art. 543 kodeksu cywilnego., jeżeli w miejscu wystawienia towaru na widok publiczny uprzedził konsumentów poprzez ogłoszenie informacji, że towar prezentowany w witrynie sklepu jest np. wzorem, eksponatem nie przeznaczonym do sprzedaży lub że został on już sprzedany względnie, że jego sprzedaż nastąpi dopiero po zmianie dekoracji itp. Wystawienie natomiast towarów na widok publiczny w miejscach, w których nie dokonuje się sprzedaży (np. magazyny producenta, hale produkcyjne) należy, zgodnie z art. 71 kodeksu cywilnego uważać za reklamę, nawet jeżeli towar zaopatrzony jest w cenę.
Autor: Wojciech Ostrowski, radca prawny