Pełnomocnictwo w spółce z o.o. 2019 – kilka spraw

Niniejszy artykuł omawia wybrane zagadnienia dotyczące udzielania pełnomocnictwa w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Zawiera regulacje ustawowe, pogląd w orzecznictwie oraz uwzględnia zmianę art. 243 par. 2 Kodeksu spółek handlowych obowiązującą z dniem 1 marca 2019 roku.

Przypomnijmy …

Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka z o.o.) mogą założyć osoby fizyczne albo osoby prawne (np. inne spółki prawa handlowego) w każdym celu prawnie dopuszczalnym. [1]

Jednym z organów spółki z o.o. jest zgromadzenie wspólników.  Tworzą go wszyscy wspólnicy spółki. Zwyczajne zgromadzenie wspólników odbywa się  w terminie 6 miesięcy  po zakończeniu roku obrotowego w spółce, a nadzwyczajne zgromadzenie wspólników – w każdym czasie.

Do kompetencji zgromadzenia wspólników należą m.in.

1) sprawy podane w art. 231 par. 1 Kodeksu spółek handlowych (K.s.h.) tj.: 

rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków,

2) podejmowanie uchwał np. w sprawie zmiany umowy spółki,  połączenia spółek, podziału spółki,   przekształcenia spółki kapitałowej w inna spółkę kapitałową, albo rozwiązania istniejącej spółki.

Na temat zwoływania zgromadzenia wspólników pisaliśmy w artykule:

Zgromadzenie wspólników spółki z o.o. – jak je skutecznie zwołać?

Komu przysługuje prawo do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników?

W zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. wspólnik może uczestniczyć oraz  wykonywać  prawo głosu osobiście, albo ustanowić swojego pełnomocnika (art. 243 par. 1 K.s.h.).

Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z dnia 6 czerwca 2013 r., w sprawie o sygn. akt  I ACa 225/13 wyjaśnił:  „Nie jest dopuszczalne całkowite wyłączenie z mocy umowy spółki lub uchwały zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, prawa reprezentowania wspólników na zgromadzeniu przez pełnomocnika (-)”.[3]  

Jaka powinna być forma udzielonego pełnomocnictwa?

Zgodnie z art. 243 par. 2 K.s.h. pełnomocnictwo wspólnika do reprezentowania go na zgromadzeniu wspólników powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności.

Kopię pełnomocnictwa dołącza się do księgi protokołów. W uzasadnieniu do ustawy nowelizującej z dnia 9 listopada 2018 r. wprowadzającej od dnia 1 marca 2019 r. uproszczenia dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym [3] czytamy, że „najczęściej tego typu pełnomocnictwa istnieją w jednym egzemplarzu, a pełnomocnik korzysta z nich więcej niż raz. (…) zniesienie obligatoryjnego dołączania oryginału dokumentu pełnomocnictwa do księgi protokołów wydaje się być zasadne i nie wpłynie negatywnie na bezpieczeństwo obrotu”.[4]

Nie jest wymagana, ani też zabroniona  notarialna forma  pełnomocnictwa lub z podpisem notarialnie poświadczonym. Dotyczy to zarówno zgromadzeń wspólników protokołowanych w zwykłej formie pisemnej oraz protokołowanych przez notariusza np. uchwała o zmianie umowy spółki z o.o.

W wyroku z dnia 21 czerwca 2000 r., w sprawie o sygn. akt  I ACa 189/00 Sąd Apelacyjny w Warszawie uznał: „Udzielenie pełnomocnictwa do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników i wykonywania prawa głosu nie upoważnia do dokonywania czynności prawnych, tylko organizacyjnych spółki, które mają charakter czynności faktycznych. Z tego względu nie jest to pełnomocnictwo w rozumieniu art. 95 – 109 kodeksu cywilnego i instytucja potwierdzenia czynności prawnej  dokonanej przez taka osobę nie ma zastosowania” (LEX 48349).  

Kto nie może być pełnomocnikiem na zgromadzeniu wspólników?

Zgodnie z dyspozycją zawartą w art. 243 K.s.h. pełnomocnikiem na zgromadzeniu wspólników nie może być członek zarządu i pracownik spółki. 

Kto może być pełnomocnikiem na zgromadzeniu wspólników ?

Pełnomocnikiem na zgromadzeniu wspólników może być osoba wybrana przez wspólnika np. członek jego rodziny albo osoba zatrudniona w spółce na umowę zlecenia. Umowa zlecenia jest bowiem cywilnoprawną formą zatrudnienia do której nie stosuje się przepisów Kodeksu pracy.

Przykład:

Pan Adam – wspólnik  ABC sp. z o.o.,  ustanowił dla siebie jako pełnomocnika swojego  kolegę, który jest księgowym w spółce akcyjnej współdziałającym ze spółką na podstawie umowy współpracy.  

Czy pełnomocnik powinien orientować się w sprawach podejmowanych na zgromadzeniu wspólników?

Tak, ponieważ pełnomocnik podczas zgromadzenia wspólników może np. zgłosić sprzeciw w przypadku podjęcia niekorzystnej dla wspólnika uchwały.

Czy umowa spółki z o.o. może przewidywać ewentualne wymagania dla przyszłego pełnomocnika?

Tak może,  ponieważ ustawodawca tego nie zabrania. Zatem wspólnicy mogą podać w niej warunki , które powinien spełnić przyszły pełnomocnik. Przykładowo może być zapis o posiadaniu wykształcenia wyższego.

Co powinno obejmować pełnomocnictwo do udziału i głosowania na zgromadzeniu wspólników?

Pełnomocnictwo udzielone na podstawie art. 243 K.s.h. jest pełnomocnictwem szczególnym. Jako „pełnomocnictwo rodzajowe powinno określać rodzaj czynności prawnej objętej umocowaniem oraz jej przedmiot”. [5]

Pełnomocnictwo do reprezentowania wspólnika na zgromadzeniu wspólników spółki z  o.o. powinno zawierać w szczególności:

•  imię i nazwisko wspólnika udzielającego  pełnomocnictwa,
• oznaczenie spółki z o.o. (nazwa i adres spółki,  nr KRS),
• oznaczenie pełnomocnika (imię nazwisko, adres, nr dokumentu tożsamości i nazwa organu, który go wydał),
• zakres pełnomocnictwa (np. pełnomocnictwo do wzięcia udziału w zgromadzeniu wspólników w dniu ….. oraz wykonywania w imieniu wspólnika prawa głosu na tym zgromadzeniu w zakresie uchwał przewidzianych w porządku obrad),
• podpis wspólnika.

Pełnomocnik może otrzymać od swojego mocodawcy także instrukcję w zakresie konkretnego głosowania w poszczególnych sprawach objętych porządkiem obrad zgromadzenia wspólników.

Jakie są wyłączenia w zakresie możliwości uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników przez pełnomocnika?

W świetle art. 244 K.s.h. wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką.

Podstawa prawna:

– art. 243, art. 244  Kodeksu spółek handlowych

Objaśnienie:

[1] Powyższe wynika z art. 151 Kodeksu spółek handlowych

[2] Wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 6 czerwca 2013 r., I ACa 225/13 http://orzeczenia.gdansk.sa.gov.pl/details/$N/151000000000503_I_ACa_000225_2013_Uz_2013-06-06_001 (dostęp w dniu 7 marca 2019 r. )

[3] Ustawa  z dnia 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (Dz.U. 2018. 2244)

[4] Rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym – http://www.sejm.gov.pl/sejm8.nsf/druk.xsp?nr=2862 (dostęp w dniu 7 marca 2019 r. )

[5] Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 17 października 2017 r., sygn. akt  V ACa 116/17 –http://orzeczenia.waw.sa.gov.pl/content/$N/154500000002503_V_ACa_000116_2017_Uz_2017-10-17_001 (dostęp w dniu 7 marca 2019 r.)

Wanda Książek – współpracownik Portalu  

Masz pytania związane z tematem artykułu, bądź chcesz skonsultować swój problem prawny z zakresu prawa lub podatków?