Jak rozliczyć zakup i eksploatacje samochodu firmowego?

Zakup samochodu firmowego jest marzeniem każdego przedsiębiorcy. Dysponowanie autem to wygoda, zwłaszcza gdy specyfika działalności wymaga np. odbywania podróży na spotkania biznesowe, czy do domów kontrahentów. Okazuje się jednak, że zakupienie samochodu firmowego może wywołać określone konsekwencje prawne natury typowo rozliczeniowej.

Zacznijmy od tego, że zakup samochodu firmowego musi być zaewidencjonowany….

Na początku trzeba wyraźnie zaznaczyć, że zakupienie samochodu firmowego skoro wywołuje określone konsekwencje, musi zostać odpowiednio zaznaczone w historii także rachunkowej danej jednostki gospodarczej. Wynika to z obowiązku ustawowego, zgodnie z którym pojazdy (auta osobowe), których wartość wynosi ponad 3,5 tysiąca złotych muszą zostać uwzględnione w ewidencji środków trwałych danej firmy. Kolejno zakup ten powinien zostać uwzględniony w amortyzacji. Przez amortyzację rozumie się swoisty koszt, jaki ponosi firma w związku z tym, że zakupione przez nią środki trwałe w trakcie używania tracą na wartości (ulegają zużyciu). Jeśli przedsiębiorca zakupił nowy samochód dla firmy, zasadne wydaje się zastosować amortyzację liniową (tj. dokonywanie opisów amortyzacyjnych co 5 lat przy stawce amortyzacji 20%). Kiedy jednak zdecydował się na zakupienie samochodu na rynku już wtórnym (auto używane), stosuje się stawkę amortyzacji indywidualną.

Zakup samochodu firmowego jest szansą na uzyskanie przywileju podatkowego – czy rzeczywiście?

Zakup samochodu firmowego zarówno nowego, jak i używanego jest bezsprzecznie dla przedsiębiorcy wydatkiem. Może jednak chociażby częściowo poniesione w związku z tym koszty sobie odliczyć. Między innymi dzięki możliwości tzw. odliczenia VAT. W jaki sposób? Tak więc przedsiębiorca może odliczyć sobie VAT, jaki zapłacił przy zakupienie takiego pojazdu w równowartości 50% kwoty VAT, jaką zapłacił (auto będzie używane na cele nie tylko firmy, ale i potrzeby prywatne przedsiębiorcy) albo może odliczyć nawet 100% VAT, jaki zapłacił przy kupnie pojazdu. Takie jednak odliczenie będzie przedsiębiorcy przysługiwało tylko wtedy, jeśli samochód tylko i wyłącznie dla celów firmowych będzie przez niego używany.

Przedsiębiorcy mają także inne przywileje w związku z posiadaniem auta firmowego, mogą jego eksploatacje wykazywać jako koszty uzyskania przychodu – jak to możliwe?

Analizie warto również poddać to, jak przebiega utrzymanie samochodu firmowego przez przedsiębiorcę. Przede wszystkim ponosi w trakcie jego użytkowania różne wydatki, jak np. :

• kupuje paliwo;
• ponosi koszty napraw;
• kupuje części;
• ponosi koszty sezonowych przeglądów.

Te wszystkie jednak koszty przedsiębiorca ma prawo wykazywać jako swoje koszty uzyskania przychodu. Nie następuje to jednak ad hoc, ale każda pozycja (koszt), którą przedsiębiorca w związku z utrzymaniem i użytkowaniem pojazdu chce tak wykazać, musi zostać odpowiednio udokumentowana.

Kluczowe jest dla przykładu, aby przedsiębiorca posiadał faktury zakupu paliwa do pojazdu, czy faktury, potwierdzające zakup części do naprawy, czy zapłatę za wykonaną usługę remontu pojazdu. Zatem, od strony praktycznej w przypadku napraw ważne jest, aby przedsiębiorca oddawał auto firmowe do naprawy do profesjonalnych zakładów, gdzie taka faktura będzie wystawiona. W przypadku gdyby przedsiębiorca samodzielnie (jako amator) wykonywał naprawy auta firmowego, brak jest możliwości odpowiedniego tego udokumentowania, a w konsekwencji zaliczenia kosztów naprawy do kosztów uzyskania przychodu firmy.

Istotne jest także bezpośrednie wykazanie powiązania przyczynowo – skutkowego między tym, iż dla przykładu naprawienie auta firmowego, jego właściwe potem funkcjonowanie bezpośrednio warunkowało istnienie firmy, jej normalne działanie, celem wypracowania przychodu. Innymi więc słowy dla przykładu jako koszt uzyskania przychodu przedsiębiorca odliczy sobie koszty, jakie poniósł w związku z naprawą silnika auta, co warunkowało jego funkcjonowanie, rozwożenie towaru do klientów (podstawowe aktywności realizowane w firmie). Problematyczne jednak byłoby dla przykładu wykazanie, że taki charakter miała zmiana dywaników w aucie na modniejsze, lepiej pasujące do gustu kierującego. Trudno się w tej zmianie doszukać, iż była obligatoryjna dla planowanej działalności firmy, realizacji jej zadań, uzyskania, czy zabezpieczenia uzyskiwanego przez nią do tej pory przychodu.

Podsumowując ……

uznać należy, że polski Ustawodawca uwzględnił interesy przedsiębiorców, którzy zdecydują się na zakupienie i eksploatowanie auta firmowego. Zatem, mają oni możliwość odliczenia w części albo całości VAT, jaki zapłacili przy jego nabyciu. Mogą także koszty jego utrzymania wykazywać jako koszty uzyskania swojego przychodu (na pewnych warunkach).

Joanna Jaskiernia – współpracownik portalu