Efektywne zarządzanie wierzytelnościami w przedsiebiorstwie

W obecnej sytuacji gospodarczej kwestia zabezpieczenia płynności finansowej przedsiębiorstwa staje się coraz bardziej istotna. Kluczowe zatem staje się efektywne zarządzanie wierzytelnościami, które można określić jako odzyskiwanie jak największej wartości należności w jak najkrótszym czasie, możliwie najniższym kosztem przy zachowaniu pozytywnych relacji handlowych. Nie jest to zatem wyłącznie windykacja zaległych płatności ale z góry zaplanowany schemat postępowania z każdą należnością od momentu jej powstania aż do momentu zapłaty bądź wpisania w straty.

Na ten wieloetapowy proces składać się będą 4 elementy:
– Działania prewencyjne w tym wywiad gospodarczy, ubezpieczenie należności, pieczęć prewencyjna,
– Monitoring płatności,
– Windykacja należności w tym polubowna, sądowa i egzekucja komornicza,
– Obrót wierzytelnościami

Wywiad gospodarczy jako działanie prewencyjne podejmowane przed powstaniem należności pozwala zminimalizować ryzyko zawarcia kontraktu z nieuczciwym lub niewypłacalnym kontrahentem. Polega zazwyczaj na zebraniu jak największej liczby informacji dotyczących partnera handlowego i obejmuje w szczególności odpisy z rejestru przedsiębiorców, kopie sprawozdań finansowych, ustalenia majątkowe i osobowe, powiązania kapitałowe i raport o nieruchomościach. Istotne jest sprawdzenie czy kontrahent nie jest aby wpisany do rejestru dłużników BIG.

Pieczęć prewencyjna natomiast jest narzędziem dyscyplinującym odbiorców do terminowego regulowania płatności wynikających z zawieranych umów. Umieszczenie pieczęci na wystawianych fakturach jest sygnałem dla kontrahenta, że w przypadku braku zapłaty w terminie profesjonalna firma windykacyjna podejmie natychmiastowe działania w celu odzyskania należności. Często uświadomienie partnerom biznesowym konsekwencji wynikających z opóźnienia w zapłacie może być wystarczającym środkiem zapobiegawczym.

Ubezpieczenie należności daje natomiast pewność, że w przypadku niewypłacalności dłużnika lub długotrwałej zwłoki w zapłacie ubezpieczony otrzyma rekompensatę za straty finansowe w postaci wypłaconego zgodnie z zawartą umową odszkodowania.

Działania prewencyjne mogą jednak nie wystarczyć, nawet najlepszy wywiad gospodarczy nie zabezpieczy przed nieterminowym regulowaniem należności. Niektórzy przedsiębiorcy pomimo dobrej kondycji finansowej przyjmują politykę płatniczą nieuiszczania należności w terminie. Często też brak zapłaty wynika z powodu braków w dokumentach. Właśnie dlatego warto w procesie zarządzania wierzytelnościami stosować monitoring płatności, który ma na celu kontaktowanie się z klientem przed upływem terminu wymagalności wystawionej faktury. Celem takiego kontaktu jest ustalenie, czy kontrahent nie ma zastrzeżeń do zakupionego towaru lub usługi, czy faktura została doręczona i została prawidłowo wystawiona a także przypomnienie o zbliżającym się terminie płatności. Często na tym etapie już uzyskuje się informacje o przyczynie opóźnienia w realizacji płatności.

Monitoring płatności może być prowadzony na własną rękę, ale wówczas wymagać to będzie zaangażowania odpowiedniej ilości pracowników i właściwego wyposażenia do pracy. Łatwiej jest więc zlecić monitoring wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu, szczególnie zainteresowane tym być powinny przedsiębiorstwa o masowym charakterze działalności, które wystawiają dużą ilość faktur.

Kolejnym po monitoringu płatności jest ich windykacja. Jedną z najważniejszych zasad skutecznej windykacji, na co wskazują profesjonaliści, jest zasada „im szybciej, tym lepiej”. Ważne jest by nie była prowadzona doraźnie, w sytuacjach kryzysowych a była częścią przemyślanego zaplanowanego procesu. Jeśli będzie do tego poprzedzona wspomnianym monitoringiem należności, to będzie tańsza, mniej czaso – i pracochłonna, niewątpliwie bardziej skuteczna.

Warto ja zlecić tej samej firmie, która prowadziła działania prewencyjne, można będzie wynegocjować bardziej korzystne prowizje i lepszy będzie przepływ informacji przy kierowaniu spraw z monitoringu do windykacji. Ważne jest by windykacja była prowadzona kompleksowo tzn. poprzez windykacje polubowną i sądową, celem uzyskaniem nakazu zapłaty, aż po nadzór nad komorniczym postępowaniem egzekucyjnym. Z pośród firm specjalizujących się w windykacji należności warto zwrócić uwagę na te, które oferują przeprowadzenie całego procesu bez pobierania wstępnych zaliczek a należną sobie prowizję pobierają dopiero po skutecznym odzyskaniu należności.

Windykacja polubowna obejmować będzie dokonanie oceny dłużnika, wezwania do zapłaty, negocjacje zmierzające do zawarcia ugody lub ustalenia harmonogramu spłat oraz doradztwo w zakresie celowości i sposobów dalszej windykacji. Po wyczerpaniu możliwości dochodzenia należności na drodze polubownej rozsądne będzie skierowanie postępowania na drogę sądową i w dalszej kolejności egzekucyjną. O ile monitoring płatności i windykacja polubowna, często ograniczona do wysłania wezwania do zapłaty może być realizowana przez samego przedsiębiorcę to przeprowadzenie postępowania sądowego uwzględniać będzie musiało zaangażowanie wyspecjalizowanego podmiotu zewnętrznego.
Firmy specjalizujące się w zarządzaniu wierzytelnościami oferują w ramach windykacji sądowej przygotowanie i weryfikację dokumentów oraz złożenie pozwu w postępowaniu nakazowym lub upominawczym oraz zastępstwo procesowe a na dalszym etapie ustalenie składników majątku dłużnika i nadzór nad właściwym przebiegiem postępowania egzekucyjnego.
W przypadku, kiedy z ekonomicznego punktu widzenia przeprowadzenie postępowania sądowego i egzekucyjnego jest niecelowe ponieważ wiemy, że szanse na windykowanie należności są bliskie zeru najlepszym rozwiązaniem będzie jej sprzedaż w drodze cesji wierzytelności. Daje to możliwość wpisania wierzytelności w koszty uzyskania przychodu bez ponoszenia dodatkowych kosztów sądowych i egzekucyjnych, zamknięcie kont analitycznych i zmniejszenie rezerw tworzonych na wierzytelności trudno ściągalne.

Podsumowując, skuteczne zarządzenie wierzytelnościami w przedsiębiorstwie poprawia jego płynność finansową a tym samym przynosi zyski i podnosi jego prestiż. Odpowiednie zarządzanie wierzytelnościami wymaga jednak od specjalistów szerokiej wiedzy popartej dużym doświadczeniem dlatego istotną kwestią jest takie zaplanowanie procesu zarządzania, aby uwzględniał możliwość outsourcingu czyli skorzystania z pomocy wyspecjalizowanej firmy.

Autor: Magdalena Furmańczyk, Kierownik Biura Nakazowo-Egzekucyjnego