Kiedy i dlaczego jest wymagana forma pisemna umowy?

Umowa może być zawierana na wiele sposobów. Wyróżnia się zarówno umowy nazwane, regulowane odrębnymi przepisami, jak i umowy nienazwane, do których mają zastosowanie przepisy ogólne. W polskim prawie cywilnym można znaleźć aż cztery formy zawierania umów, a więc formę zwykłą pisemną, formę pisemną z urzędowo poświadczonym podpisem, formę pisemną z urzędowym poświadczeniem daty, jak i formę aktu notarialnego. W ostatnim okresie czasu pojawiła się dodatkowo znacznie mniej sformalizowana forma dokumentowa. O tej formie zawierania umów była mowa w jednej z publikacji.

Analiza podstawowych cech form zawierania umów w Kodeksie Cywilnym

Funkcjonujące w Kodeksie Cywilnym formy zawierania umów, warto poddać analizie. Forma pisemna umowy występuje w trzech postaciach, a więc jako:

• forma zwykła pisemna;
• forma pisemna z urzędowo poświadczonym podpisem;
• forma pisemna z urzędowym poświadczeniem daty,
• obok tego mamy do czynienia oczywiście także z formą aktu notarialnego.

Forma zwykła pisemna to stosowanie formy pisemnej umowy generalnie dla celów dowodowych. Zaznaczyć należy, że do zachowania formy pisemnej czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.

Kolejno forma pisemna z urzędowo poświadczonym podpisem, polega na tym, że złożone podpisy na dokumencie umowy są potwierdzane przez notariusza, poprzez umieszczenie specjalnej klauzuli wskazującej, że autentycznie dana osoba osobiście, własnoręcznie złożyła dany podpis.

Forma pisemna z urzędowym poświadczeniem daty polega na tym, że odpowiedni organ (najczęściej notariusz) odpowiednio potwierdza datę dokonania danej czynności prawnej, widniejącą na danym dokumencie umowy.

Ostatnia z form zawierania umów w polskim Kodeksie Cywilnym to tzw. forma najmocniejsza czy najdonioślejsza, czyli forma aktu notarialnego. Jest to w praktyce spisanie oświadczeń woli stron bezpośrednio przez notariusza. Kluczowe jest to, że tak spisane oświadczenia woli są kolejno odczytane stronom, a następnie strony dokument z takimi oświadczeniami woli, po zaakceptowaniu, podpisują.

Czy dochowanie danej formy czynności prawnej jest rzeczywiście tak bardzo ważne?

To zależy. Mianowicie wyróżnia się takie czynności prawne, gdzie niedochowanie odpowiedniego rygoru danej formy czynności prawnej może nawet być okolicznością przesądzająca o całkowitej nieważności tejże czynności prawnej.

Zatem, jeśli przy danej czynności prawnej pojawia się zastrzeżenie, że niezachowanie wymaganej formy czynności prawnej, będzie skutkować jej nieważnością, mamy do czynienia z tzw. formą ad solemnitatem. Taka sytuacja ma miejsce między innymi przy umowie sprzedaży nieruchomości, dla której ważności zgodnie z zastrzeżeniem jest obowiązkowe dokonanie tej czynności w formie aktu notarialnego.

Oczywiste jest więc, że przykładowo spisanie umowy sprzedaży kamienicy jedynie w formie pisemnej zwykłej, będzie oznaczało, że jest to czynność prawna sprzedaży bezwzględnie nieważna.

Kolejno wyróżnia się i takie czynności prawne, gdzie dokonanie ich w określonej formie jedynie przesądza o ich skuteczności wobec osób trzecich. To znaczy, że gdy taka forma nie będzie zachowana, czynność jest ważna, ale nie wywołuje określonych skutków prawnych (np. jest nieskuteczna wobec osób trzecich. (forma ad eventum). Typowym przykładem jest przepis zgodnie z którym, „jeżeli sprzedawca zastrzegł sobie własność sprzedanej rzeczy ruchomej aż do uiszczenia ceny, poczytuje się w razie wątpliwości, że przeniesienie własności rzeczy nastąpiło pod warunkiem zawieszającym (art. 589 K.c.). Istotny natomiast dla formy prawnej art. 590 § 1. K.c. wskazuje, że „Jeżeli rzecz zostaje kupującemu wydana, zastrzeżenie własności powinno być stwierdzone pismem. Jest ono skuteczne względem wierzycieli kupującego, jeżeli pismo ma datę pewną”. Skuteczność zastrzeżenia prawa własności dla wierzycieli jest zatem uzależniona od zastosowania formy pisemnej z datą pewną.

Kolejna forma to forma ad probationem, która stanowi wymóg zachowania określonej formy czynności prawnej jedynie przyszłościowo, dla celów dowodowych. Zatem, niezachowanie sugerowanej formy czynności prawnej nie będzie przesądzało o ważności tej czynności, skuteczności, ale może jedynie utrudnić wykazanie jej zawarcia w przyszłości w postępowaniu dowodowym.

Forma pisemna umowy – kiedy i jak?

Sam akt spisania umowy pisemnie sprowadza się do tego, że strony tejże umowy wymieniają się dokumentami, jak i składają własnoręczne podpisy na dokumentach umowy.

Tak więc strona A umowy otrzymuje umowę z oświadczeniem woli już podpisaną przez stronę B umowy, i na odwrót strona B uzyskuje do podpisu umowę z oświadczeniem woli już podpisaną przez stronę A. Po tychże działaniach dochodzi do skutecznego zawarcia umowy.

Sytuacja jest nieco bardziej skomplikowana, gdy konieczne jest potwierdzenie autentyczności złożonych przez strony podpisów u notariusza, czy też urzędowe poświadczenie daty, z jaką dokument zrealizowania czynności prawnej został przyjęty, spisany przez strony. Zatem strony powinny w takiej sytuacji przez podpisaniem złożonych oświadczeń woli skontaktować się uprzednio i umówić na dopełnienie tejże czynności bezpośrednio już do notariusza.

Umowa pisemna czy rzeczywiście tak ważna?

Kiedy już wiemy, jak spisywać umowy pisemne, warto postawić jeszcze jedno pytanie, czy rzeczywiście posługiwanie się umowami pisemnymi, a nie ustnymi jest tak bardzo ważne? Zdecydowanie tak, a przemawia za tym kilka faktów. Mianowicie, umowa pisemna:

• gwarantuje pewność obrotu prawnego, sytuacja stron jest przejrzysta, wspólnie z góry ustalona, co strony akceptują;

• zabezpiecza interesy stron, wskazując ich prawa oraz obowiązki;

• chroni przed nadużyciami, na wypadek, gdyby jedna ze stron miała np. oczekiwania wobec drugiej w szerszym zakresie niż ustalono;

• jest istotna dla celów dowodowych;

• stanowi poświadczenie zrealizowania danej czynności, będącej przedmiotem umowy przez strony;

• zabezpiecza autentyczność realizowanej czynności prawnej, szczególnie wtedy, gdy to notariusz poświadcza autentyczność złożonych podpisów;

• jest szczególnie pomocna, zwłaszcza, gdy jedna ze stron umowy decyduje się na wniesienie z uwagi na jej realizowanie pozwu wobec drugiej strony umowy.

Jak więc widać, zawieranie umowy w formie pisemnej (już nawet zwykłej) wymaga rekomendacji. Zwiększa to zdecydowanie pewność obrotu prawnego, chroni strony na wypadek przyszłości. Spisanie umowy pisemnej ma też diametralne znaczenie w celach dowodowych. W dzisiejszym życiu, czy to gospodarczym, czy handlowym obserwuje się deficyt zaufania. Nawet wieloletni partnerzy w biznesie potrafią zawieść. Zatem, szczegółowe dokumentowanie wszystkich zawieranych umów, czy czynności prawnych właśnie poprzez zawieranie umowy w formie pisemnej jest bardzo ważne.

Joanna Jaskiernia – współpracownik Portalu