Cyfryzacja branży prawniczej – korzyści w zasięgu ręki

Digitalizacja sektora prawniczego to zarówno konieczność, jak i szansa. Aby pozostać konkurencyjnymi i móc odpowiedzieć na nowe potrzeby klientów oraz zmieniające się otoczenie prawne, kancelarie – niezależnie od wielkości – poświęcają dziś znacznie więcej uwagi technologiom cyfrowym, niż jeszcze pięć lat temu. Organizowane są konferencje w całości poświęcone LegalTech. Działają także specjalne fundacje, które zajmują się popularyzacją tego zagadnienia. W międzyczasie powstało również wiele narzędzi dedykowanych branży.

Chodzi nie tylko o zwiększenie wydajności działów prawnych oraz dostosowanie ich działań do zmieniających się przepisów, ale także zapewnienie bezpieczeństwa informacji. Według firmy Bitdefender (za crn.pl), w związku ze zmianą trybu pracy wielu biur w pierwszej połowie 2020 roku liczba ataków hakerskich typu ransomware (“porwanie” niejawnych danych dla okupu) wzrosła ponad 7-krotnie w porównaniu do poprzedniego roku. Trend ten będzie się utrzymywał.

Kancelarie i kadry prawnicze starają się zoptymalizować swoją pracę w tych szybko zmieniających się okolicznościach. Z użyciem odpowiednich narzędzi procesy takie jak Due Diligence, audyt, wymiana poufnych dokumentów, a także komunikacja wewnątrz i na zewnątrz organizacji mogą być poprowadzone efektywniej, wygodniej i dużo bezpieczniej.

Efektywna praca kancelarii z Virtual Data Room

Kancelarie prawne, doradcy, kontrolerzy korzystające ze standardowego oprogramowania, na przykład wspomagającego przygotowywanie dokumentów czy poczty e-mail, mają obecnie pod ręką zaawansowane narzędzia, które znacznie przyspieszają finalizację całego procesu i dają dużo większą kontrolę nad przepływem informacji.

W związku z pandemią postępowania takie jak audyt prawny, podatkowy i finansowy czy Due Diligence wymagają szybkiego reagowania i dużej elastyczności. Koronawirus może spowodować ponowne zamknięcie gospodarki, a w takiej sytuacji szybkość i kontrola mają wpływ na wysokość wyceny, szanse pozyskania finansowania oraz realizację inwestycji przedsiębiorstw.

System Virtual Data Room zapewnia płynny i kontrolowany obieg dokumentów udostępnianych przez kancelarię klientom, bankom, zewnętrznym ekspertom oraz inwestorom w chronionym środowisku. Jest on szeroko wykorzystywany przez kancelarie i działy prawne jako rozwiązanie umożliwiające bezpieczne przechowywanie i udostępnianie danych, korzystające z zabezpieczeń stosowanych w bankowości elektronicznej.

Jednym z polskich dostawców Virtual Data Room jest FORDATA. Technologia firmy, oparta na chmurze, która wykorzystywana jest w procesach Due Diligence, audytach i do udostępniania ściśle poufnych informacji, daje możliwości takie jak, m.in.:

• Zdalne, centralne repozytorium dokumentów online 24/7
• Udostępnianie dokumentów wyłącznie wybranym osobom
• Brak możliwości zapisu czy wydruku dokumentu i blokadę print-screen
• Kontrola nad tym, kto, kiedy i na jak długo otwierał dany dokument
• Raporty z aktywności użytkowników Virtual Data Room’u
• Zgodność compliance z wymogami organów regulujących i RODO

W sytuacji, w której zarówno procesy Due Diligence, jak i audyty prowadzone są coraz częściej całkowicie lub częściowo zdalnie, kontrola i bezpieczeństwo dokumentów nabierają kluczowego znaczenia. W momencie gdy do wymiany korespondencji poufnej z wieloma stronami używamy poczty email, dużo łatwiej o chaos informacyjny, który może skutkować opóźnieniami, naruszeniem niejawności i błędem ludzkim.

Gdy dokumenty udostępniane są z pomocą narzędzia Virtual Data Room, nawet jeśli dostęp do nich zostanie komuś przypadkowo udzielony, możliwość przeglądania da się w każdym momencie cofnąć, a także sprawdzić, czy taki dokument został otwarty. W przypadku korzystania z poczty email, jest to zazwyczaj niemożliwe. Obustronna wymiana dokumentów w jednym miejscu z możliwością komunikacji poprzez wbudowany moduł daje dużo większą kontrolę i komfort pracy specjalistów z biura lub domu, a także obniża koszty podróży, czas pracy zewnętrznych ekspertów, itd.

Due diligence i audyt – zdalne prowadzenie projektów kancelarii

Trend pracy zdalnej będzie utrzymywał się także po ustaniu zagrożenia epidemicznego. Właściciele firm przetestowali ten model i oszacowali wynikające z niego korzyści. Według analiz Garntera, cytowanych w Digital Univeristy, aż 70% prezesów firm zamierza zwiększyć skalę pracy zdalnej także po zwalczeniu pandemii. Oznacza to większy zakres prowadzenia postępowań takich jak Due Diligence i audyt w środowisku online i w modelu pracy hybrydowej.

Aż 70% prezesów firm zamierza zwiększyć skalę pracy zdalnej także po zwalczeniu pandemii. Oznacza to większy zakres prowadzenia postępowań takich jak Due Diligence i audyt w środowisku online i w modelu pracy hybrydowej.

System Virtual Data Room jest standardowo wykorzystywany w tego typu projektach i znacznie przyspiesza ich realizację ze względu na przejrzystość zgromadzonej w nim dokumentacji (m. in. ładowanie oryginalnych folderów z zachowaniem ich struktury, automatyczne numerowanie stron dokumentów), łatwość udostępniania informacji (system działa przez przeglądarkę i nie wymaga wdrożenia – można więc pracować na nim z dowolnego urządzenia), a także zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa.

Audyt, zarówno prawny, podatkowy czy finansowy, w systemie Virtual Data Room oznacza dodatkowe korzyści zarówno dla audytora, jak i spółki. Z jednej strony proces jest prowadzony wygodnie, bez konieczności wizyt w siedzibie spółki, i w uporządkowany sposób, z drugiej zaś – spółka zyskuje kontrolę nad udostępnianymi dokumentami, skraca czas trwania procesu, bez względu na to, czy praca toczy się w biurze, w domu, czy hybrydowo.

Lepsza alternatywa dla serwerów FTP

Do dyspozycji pracowników kancelarii, audytorów, doradców jest wygodny system do przechowywania i udostępniania dokumentów, którego ofertę można najczęściej dostosować do własnych potrzeb w zależności od liczby prowadzonych projektów, użytkowników czy wolumenu przesyłanej dokumentacji. Pod pewnymi względami system VDR przypomina firmowy serwer FTP, na który w łatwy sposób możemy załadować dane i dzielić się nimi. Jednak podobieństwa w użytkowaniu obu rozwiązań są tylko pozorne.

Jako dedykowane rozwiązanie chmurowe bądź hybrydowe, Virtual Data Room oferuje szereg funkcjonalności, których nie sposób zastąpić firmowym serwerem. Centralne repozytorium działa podobnie do zwykłego serwera FTP, jednak posiada, m.in. rozbudowany intuicyjny interfejs, zaawansowane modele dostępu do zgromadzonych plików, systemy raportowania oraz powiadamiania użytkowników i inne narzędzia.

Jako usługa SaaS (Software as a Service) zlokalizowana w serwerowni posiada również wszystkie fizyczne i technologiczne przewagi nad klasycznym serwerem wewnętrznym firmy. To przede wszystkim poziom bezpieczeństwa – systemy awaryjne, kopie zapasowe, stała aktualizacja sprzętowa i monitoring zdarzeń –  a także profesjonalne zaplecze techniczne i ochrona. Utworzenie podobnego systemu na potrzeby kancelarii czy działu prawnego spółki byłoby zwyczajnie nieopłacalne, jeśli nie niemożliwe.

Podsumowując, prawnicy transakcyjni pracują z systemem FORDATA efektywniej, prowadząc różne procesy, np. Due Diligence czy audyt. Coraz częściej system ten służy również kancelariom do przechowywania i udostępniania poufnych dokumentów i umów z klientami. Jest to sprawdzona alternatywa nie tylko poczty e-mail, ale także serwerów FTP. Ze względu na wysoki stopień bezpieczeństwa, a także zgodność z polskim ustawodawstwem oraz RODO, Virtual Data Room sprawdzi się jako optymalne rozwiązanie dla kancelarii i działów prawnych w czasach cyfrowej dominacji.