Pojęcie księgi udziałów pojawia się w przepisach Kodeksu spółek handlowych (art. 188 K.s.h.) dotyczących spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a jej prowadzenie należy do obowiązków zarządu spółki z o.o.
Księga udziałów zgodnie z przepisami powinna obejmować nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę każdego wspólnika, adres, liczbę i wartość nominalną jego udziałów oraz informację czy na udziałach został ustanowienie zastawu lub użytkowania i czy zastawnik lub użytkownik ma prawo do wykonywania głosu z ww. udziałów. Nie ma jakiegoś narzuconego wzoru takiej księgi, może być ona prowadzona dowolnie, byle znajdowały się w niej informacje wskazane powyżej.
Oczywiście wpisy do księgi udziałów należy aktualizować, uwzględniając czy to wydanie udziałów w związku z podwyższeniem kapitału zakładowego, czy też skutki innych czynności prawnych dotyczących udziałów typu: sprzedaż, zamiana, darowizna, wniesienie aportem itp.
Zaznaczyć należy, że inny z przepisów Kodeksu spółek handlowych (art. 187 K.s.h.) wskazuje, że w przypadku przejścia własności udziału w spółce na inny podmiot (względnie w przypadku ustanowienia zastawu lub użytkowania), strony takiej umowy są zobowiązane do powiadomienia zarządu spółki z o.o. o takiej czynności i przekazania dowodu tej czynności (najczęściej dokonuje się to poprzez faktyczne przekazanie zawartej umowy). Zaznaczyć należy, że jeśli nabycie następować będzie np. w drodze egzekucji – konieczne będzie przedłożenie zaświadczenie komornika, a w przypadku nabycia w drodze dziedziczenia – sądowe postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia.
Takie powiadomienie jest bardzo istotne, ponieważ dopóki zarząd spółki nie zostanie powiadomiony o przejściu własności udziału w spółce z o.o. – będzie uznawał za wspólnika spółki, tego wspólnika który jest mu znany w związku z poprzednim powiadomieniem. Skutkiem braku powiadomienia nowy wspólnik może nie zostać np. zawiadomiony o terminie zgromadzenia wspólników, może zatem zostać odcięty od podejmowania istotnych decyzji w spółce.
Wpis do księgi udziałów ma charakter deklaratoryjny i porządkowy, ponieważ zmiany w składzie wspólników stają się skuteczne wobec spółki z momentem zawiadomienia spółki o przejściu udziału lub jego części.
Skutkiem natomiast nowych wpisów do księgi udziałów o zmianach jest obowiązek złożenia do sądu rejestrowego nowej listy wspólników podpisanej przez wszystkich członków zarządu spółki. Lista wspólników składana zgodnie z tymi przepisami powinna obejmować wymienianie wszystkich wspólników z określeniem: 1) liczby, 2) wartości nominalnej udziałów każdego wspólnika, 3) względnie również – jeśli zachodzi taka sytuacja – także wzmiankę o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału. Przepis nie mówi o tym, aby do listy wspólników dołączać umowę lub inny dokument potwierdzający zmianę wspólnika, jednakże praktyka istotnej części sądów rejestrowych wskazuje na konieczność przedłożenia takich dokumentów.
Zaznaczyć trzeba, że każdy ze wspólników ma prawo do przeglądania księgi udziałów, zaś podmioty zewnętrze mogą ustalić stan własnościowy spółki z o.o. przeglądając akta rejestrowe. Istotne jest także, że w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego widoczni będą wspólnicy posiadający powyżej 10% udziałów w kapitale zakładowym spółki z o.o.
W związku z postępującą informatyzacją także w zakresie spółek z o.o. od 1 kwietnia 2016 r. również i w zakresie listy wspólników – w pewnych oczywiście przypadkach – nastąpią pewne zmiany.
Wskazać trzeba, że od 1 kwietnia 2016 r. w przypadku spółek z o.o. internetowych utworzonych w trybie S-24 – zbycie udziałów w takiej spółce także będzie mogło nastąpić przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym. W takiej sytuacji oświadczenia zbywcy i nabywcy opatrzone powinny być bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Także podjęcie uchwały podwyższeniowej będzie możliwe w tym trybie. W takich sytuacjach, lista wspólników od dnia 1 kwietnia 2016 r. powinna być sporządzona przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym i opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
PW
