Akta pracownicze – jak długo należy je przechowywać?

Obecnie przedstawiono projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Projekt ten został przekazany do konsultacji społecznych. Według projektu czas przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej ma zostać zmniejszony z 50 do 10 lat. Jest to element pakietu stu zmian dla przedsiębiorców.

Ministerstwo Rozwoju zakłada, że celem długookresowego przechowywania dokumentów jest ich użycie w sporach między pracownikiem a pracodawcą oraz jako dowód w ZUS okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia po wystąpieniu z wnioskiem o ustalenie emerytury, renty lub świadczenia przedemerytalnego.

W takiej sytuacji projekt zmierza do skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat od momentu zakończenia stosunku pracy. Dodatkowo projekt nowelizacji zakłada, że pracodawca po zakończeniu stosunku pracy będzie zobowiązany wydać pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy, gdzie umieści dane niezbędne dla ZUS do przyznania wybranego świadczenia (jak dane o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania pracownika w stosunku pracy).

Z kolei pozostała dokumentacja powinna zostać przechowana przez pracodawcę we własnym zakresie lub zostać przekazana do podmiotu świadczącego usługi przechowywania.

Nowelizacja ma zapewnić pracodawcy możliwość przechowywania akt pracowniczych wyłącznie w formie elektronicznej. Obecnie obowiązkowe jest zachowanie ich w formie papierowej, ewentualne akta elektroniczne mają tylko charakter pomocniczy.

Po nowelizacji zakłada się, że elektroniczne akta pracownicze będą mogły być tworzone bezpośrednio w systemie teleinformatycznym albo poprzez digitalizację już istniejących akt. Według Ministerstwa Rozwoju ma to na celu uproszczenie obsługi akt pracowniczych i dokumentów powstających w ramach stosunku pracy. Dodatkowo skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych zmniejszy koszty związane z pozapłacowymi obowiązkami wobec pracowników.

Obecnie pracodawca jest zobowiązany przechowywać akta osobowe pracownika przez określony okres i muszą być one sporządzone w języku polskim i mieć odpowiednią formę. Dotyczy tego m.in. ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz.U. 1999 nr 90 poz. 999). Dopuszczalne jest przy tym sporządzanie akt pracowniczych jednocześnie w wersji lub wersjach obcojęzycznych. W przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących właściwego języka dokumentów może zostać nałożona kara grzywny (np. przez inspektora PIP).

Pomimo braku określenia przez przepisy kodeksu pracy lub rozporządzenia formy, w jakiej należy prowadzić dokumentację pracowniczą obecnie zakłada się, że czynności związane ze stosunkiem pracy wymaga formy pisemnej.

Z tego też powodu nawet stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy z 9 kwietnia 2010 (GPP-87-4560-29/10/PE/R) stanowi, że wersja elektroniczna może być tylko dodatkową formą prowadzenia akt pracowniczych i dokumentacji osobowej pracowników.

Regulacja dotycząca przechowywania dokumentacji osobowej (akt osobowych) i płacowej pracowników została umieszczona w art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach(Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173).

Obecne przepisy stanowią, że akta pracownicze należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat (chyba że przepisy szczególne przewidują krótsze okresy przechowywania).

WW.